Zu viel zu tun, zu wenig Zeit? EFFIZIENZ als Schlüssel zu einem stressfreien Arbeitsleben

Nur wenigen Menschen ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz bekannt. „Ist doch das gleiche“, hört man häufig oder „Ob ich jetzt effektiv oder effizient arbeite – was macht das für einen Unterschied?“ – einen großen! 

Effektivität 
Effektiv zu sein bedeutet, mit seiner Arbeit die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Das klingt gut und sollte das Ziel eines jeden Arbeitsprozesses sein. Doch ein wichtiger Aspekt bleibt bei der Messung der Effektivität unbeachtet, nämlich der Prozess, der zu den Ergebnissen führt. 

Effizienz
Effizient zu arbeiten heißt, die gewünschten Ergebnisse mit einem optimalen Verhältnis von Aufwand und Nutzen zu erzielen. Im Klartext: Effizienz sagt aus, ob die von uns zur Erreichung eines Ziels eingesetzten Methoden und Abläufe – also unser Arbeitsaufwand – in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen, dem Ergebnis stehen.

Das Problem

Sie arbeiten in einem kleinen Handwerksbetrieb und sollen für das Steuerbüro die Quartalsunterlagen vorbereiten. Dazu brauchen sie natürlich auch die Umsätze. 

Methode 1: Sie nehmen sich die Ordner mit allen abgehefteten Ausgangsrechnungen, suchen die Rechnungen der letzten drei Monate heraus und addieren die Rechnungsbeträge.

Methode 2: Sie führen eine Rechnungsübersicht in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Für die Summierung der Quartalsumsätze rufen sie die Tabelle auf, filtern die Daten nach dem gewünschten Zeitraum, fügen eine Summenfunktion ein und erhalten die Quartals-Summe.

Mit beiden Methoden kommen sie zum gewünschten Ergebnis. Sie sind also beide effektiv. Doch welche davon ist auch effizient? 

Sie werden mir sicher zustimmen, dass Methode zwei die effiziente ist, denn die spart nicht nur viel Zeit, sondern ist auch rechnerisch zuverlässiger. 

Aber dieses Beispiel zeigt auch, dass Effizienz bestimmter Voraussetzungen bedarf. Das sind das entsprechende Wissen bzw. die Fähigkeiten (Know how), die richtige Organisation (Rechnungen elektronisch erfassen und erst dann ablegen) und das Equipment (Computer, Programme).

Gute Ergebnisse kann man also auch erzielen, wenn man nicht effizient arbeitet. Allerdings führen ineffiziente Arbeitsprozesse durch den höheren Aufwand und führen zu Zeitdruck, Stress und Fehlern.

Wenn man sich nun einen vollen 8-Stunden-Arbeitstag mit ineffizienten Arbeitsprozessen beschäftigen muss, um die geforderten Aufgaben erledigt zu bekommen, ist das eine äußerst unbefriedigende Situation. Man fühlt sich ausgelaugt und genervt und ist ständig in Sorge, das Arbeitspensum nicht zu schaffen oder gerät unter Druck, wenn plötzlich unerwartete Aufgaben hinzukommen. 

Die Lösung

Beginnen sie damit, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Das ist zwar nicht auf einen Schlag machbar aber wenn sie sich zuerst den oder die Abläufe vornehmen, die sie am meisten belasten, werden sie schnell eine Besserung spüren. Hier sind ein paar Regeln, die für effizientes Arbeiten beachtet werden sollten.

Die Basis für effizientes Arbeiten ist immer eine sinnvolle Planung.

CHECK it!

Strukturieren und Priorisieren

Schritt 1: 

Erstellen sie eine Liste aller Aufgaben, Anfragen, Termine – zunächst noch unsortiert – für die bevorstehende Arbeitswoche (oder einen anderen Zeitraum, der für sie sinnvoll ist).

Teilen sie dabei große Aufgaben in kleinere Schritte auf.

Schritt 2:

Priorisieren sie Aufgaben. Dafür können sie ihr eigenes System nutzen oder aber zum Beispiel die Eisenhower-Matrix. Die funktioniert so:

Die Aufgaben werden nach dem folgenden Schema in vier Kategorien eingeteilt: 

 DringendNicht dringend
WichtigPrio A
Sofort selbst erledigen
Prio B
Terminieren und selbstverledigen
Nicht wichtigPrio C
Delegierenv(oder nach A erledigen)
Prio D
Papierkorb
Eisenhower-Matrix

Zu Priorität C muss ich sagen – nicht jeder ist in der Position, um Aufgaben delegieren zu können. Ich habe mir deshalb angewöhnt, die C-Aufgaben immer nach einer Aufgabe zu erledigen bzw. für jeden Tag einen Zeitraum festzulegen, an dem ich diese Dinge bearbeite. Dazu aber später noch mehr.

Schritt 3:

Nachdem sie die Aufgaben von ihrer Liste nun priorisiert haben, können sie sie zeitlich einplanen bzw. strukturieren. Dazu können sie z.B. eine ToDo-Liste erstellen oder die Aufgaben in einen Kalender eintragen. 

Wichtig ist, dass sie alle Aufgaben terminieren. Legen sie für alles ein Zeitfenster fest. Planen sie dabei auch Pausen ein, ebenso wie Besprechungen, Telefonkonferenzen und was sonst noch in ihrem Arbeitsalltag vorkommt. Vergessen nicht, immer etwas Pufferzeit einzukalkulieren, falls es doch mal länger dauert als geplant. 

Fokussieren statt Multitasking

Gleich vorweg: Multitasking ist ein Mythos. Unser Gehirn ist gar nicht in der Lage dazu, mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig zu koordinieren. 

Viele behaupten trotzdem, sie könnten Multitasking. Dabei lassen sie sich jedoch nur von dem Gefühl leiten, sie würden mehrere Dinge gleichzeitig tun. Sie nehmen nicht wahr, wie rasant die Aufmerksamkeit des Gehirns zwischen den einzelnen Aufgaben hin und her wechselt. Nichts läuft gleichzeitig – alles läuft nur kurz, dann kommt das nächste, dann wieder das erste… 

Stellen sie sich vor, sie hätten drei Fernseher laufen. Auf jedem läuft eine andere Sendung. Sie sollen nun zwanzig Minuten lang allen Sendungen zusehen und dann eine kurze Zusammenfassung über den jeweiligen Inhalt abgeben. Was wird wohl dabei herauskommen?

Durch das hin- und her-switchen des Gehirns werden sie in der Lage sein, ein paar Informationen von jeder Sendung mitzubekommen. Vielleicht können sie sogar grob wiedergeben, worum es ging. Doch wichtige Details werden ihnen entgehen bzw. werden sie Fehler bei deren Wiedergabe machen. Außerdem ist das ganze für ihr Gehirn wirklich anstrengend. Sie werden sich ziemlich ausgelaugt fühlen. 

Genau so wirkt sich das versuchte Multitasking auch auf ihre Arbeitsergebnisse aus. Wenn sie versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, werden ihnen Informationen entgehen, sie werden Aussagen falsch verstehen oder falsch in Erinnerung behalten und Fehler machen.

Fakt ist: Multitasking führt zu einem Leistungsabfall durch die ständigen Unterbrechungen unserer Aufmerksamkeit und die darauffolgende Neuorientierung. 
Deswegen sollten sie sich lieber auf eine Aufgabe fokussieren, diese bis zum Ende erledigen und sich danach erst den eingegangenen E-Mails widmen oder den Anrufer zurückrufen. Das ist erwiesenermaßen viel effizienter.

Fokussieren leicht gemacht

Planen sie, wie oben bereits erwähnt, immer Zeitfenster für die Erledigung von Aufgaben ein. 

Für A-Aufgaben

  • für Ruhe und Ungestörtheit sorgen (keine Anrufer, Gespräche mit Kollegen etc.)
  • nicht in das E-Mail-Postfach schauen
  • erledigen, wenn der Energielevel am höchsten ist (z.B. Vormittags)

Für B-Aufgaben

  • Zeitfenster nicht direkt nach einer A-Aufgabe planen
  • konzentriert arbeiten
  • Störungen minimieren

Für C-Aufgaben

  • Zeitfenster nach A-Aufgaben einplanen 
  • Leerlaufzeiten (z.B. nicht genutzte Pufferzeiten) nutzen

Routine etablieren

Planen sie ihre Zeitfenster möglichst für jeden Tag gleich. Erledigen Sie A-Aufgaben immer zum Zeitpunkt ihres höchsten Energielevels und B-Aufgaben, wenn möglich, nicht direkt nach A-Aufgaben. Füllen sie mit C-Aufgaben die restliche Zeit. 

Meist ergibt sich dadurch schon ein bestimmter, gleichbleibender Rhythmus in ihrer Arbeitsorganisation. 

Eines sollten sie aber unbedingt beachten. Konzentriertes Arbeiten ist im Falle von Erwachsenen für maximal 90 Minuten möglich. Je nach Typ, kann das auch weniger sein. Ich brauche beispielsweise spätestens nach 60 Minuten konzentrierten Arbeitens mal eine Pause. Beobachten sie also, wie lange diese Konzentrationsphase bei ihnen dauert und planen sie ihre Zeitfenster entsprechend. 

Ihr Ziel sollte es sein, einen routinierten Tagesablauf zu entwickeln, denn wenn sie diesen verinnerlicht haben, werden sie automatisch auf Konzentration umschalten, wenn die Zeit dafür gekommen ist und sie werden sich entspannen können, wenn die Pause ansteht. Dadurch können sie ihre Zeitfenster noch effektiver nutzen.

Mein Tagesablauf

Hier stelle ich beispielhaft meinen üblichen Tagesablauf zur Verfügung. Natürlich kann der variieren, wenn z.B. Konferenzen oder Besprechungen anstehen. Dies plane ich natürlich ein, sobald die Termine bekannt sind. 

7:30 – 8:30 UhrE-Mails lesen, Aufgaben notieren, priorisieren, Tagesplan erstellen
8:30 – 8:50 UhrKaffee mit Kollegen
8:50 – 10:00 UhrA-Aufgabe
10:00 – 11:00 Uhr C-Aufgaben
11:00 – 12:00 UhrB-Aufgaben
12:00 – 12:45 UhrMittagspause
12:45 – 13:00 UhrE-Mails lesen, priorisieren, ggf. Aufgaben planen
13:00 – 14:00 UhrA-Aufgabe
14:00 – 15:00 UhrB-Aufgaben
15:00 – 15:30 UhrC-Aufgaben, Planung, Sonstiges
beispielhafter Tagesplan

Bitte planen sie auch ihre Pausen immer mit ein und verstehen diese ebenso als wichtigen Termin wie alles andere in ihrem Tagesablauf. 

Unser Gehirn braucht Erholungspausen, denn bei ständiger Konzentration werden Stresshormone ausgeschüttet, außerdem leidet bei Dauerbelastung der Kurzzeit- und Arbeitsspeicher des Gehirns. Neue Informationen werden nicht mehr abgespeichert. Man ist also nicht mehr aufnahmefähig. 

Regelmäßige Pausen können das verhindern. Aber bitte sprechen sie dann nicht die ganze Zeit mit Kollegen über die Arbeit. Das ist nicht besonders förderlich für den Erholungseffekt. Ruhe ist ideal. Wenn es ihnen möglich ist, ungestört ein Nickerchen zu halten oder spazieren zu gehen, dann nutzen sie das aus. Es gibt nichts besseres. 

Arbeiten im Flow

Kennen sie das Gefühl, wenn man so in eine Sache vertieft ist, dass alles um einen herum in den Hintergrund rückt und man das Verstreichen der Zeit nicht mehr wahrnimmt? 

Viele haben das schon bei sportlichen Aktivitäten erlebt, beim Muszieren oder Handwerken. Ich erlebe diesen Zustand häufig, wenn ich mit einem Thema beschäftigt bin, dass mich brennend interessiert. Diesen Zustand bezeichnet man als Flow.

Flow (Psychologie)

„… das als beglückend erlebte Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit (Absorption), die wie von selbst vor sich geht…“

Quelle: Wikipedia

Laut dem Psychologen Mihály Csikszentmihály ist eine der Voraussetzungen, um einen Zustand des Flow zu erreichen, neben hoher Konzentration und einem klaren Ziel, das stimmige Verhältnis von Anforderung und Fähigkeiten. 

Wenn die (geistigen und/oder körperlichen) Anforderungen die die Erledigung einer Aufgabe an uns stellt mit unseren Fähigkeiten übereinstimmen, dann fühlen wir uns sicher, selbstbewusst und motiviert. Beste Voraussetzungen, um einen Flow zu erreichen.

Problematisch wird es jedoch, wenn dieses Verhältnis nicht stimmig ist. Bei zu leichten Aufgaben fühlen wir uns unterfordert. Langeweile macht sich breit, man ist nicht motiviert und kann der Aufgabe nicht die nötige Aufmerksamkeit widmen. 

Bei zu schweren Aufgaben tritt ein Gefühl der Überforderung ein und damit Angst, Anspannung und Druck. Dies wiederum führt zu Fehlern, Überlastung, Erschöpfung, Schlafstörungen, Rückenschmerzen etc.

Sie sehen also, es ist nicht so leicht, in seiner Arbeit so zu versinken, dass man in den hochkonzentrierten Zustand es Flow wechselt. Allerdings ist dieser Zustand sehr hilfreich bei der Erledigung von A und B-Aufgaben. 

Es macht also Sinn, seine Tätigkeiten auch einmal dahingehend zu prüfen, ob sie einen über- oder unterfordern. In beiden Fällen wäre ein ehrliches Gespräch mit den Vorgesetzten ratsam. 

Mein Plädoyer für die Effizienz

Bereits im Jahre 2014 zeigte eine Studie der Universität Stanford, dass lange Arbeitszeiten keineswegs sinnvoll sind und nicht zu einer Steigerung der Produktivität von ArbeitnehmerInnen führen. 
Im Gegenteil, sie begünstigen Unproduktivität, Ermüdung, Unfälle, häufiges Fehlen und Kranksein.

Kürzere aber effizient genutzte Arbeitszeiten hingegen, wirken sich positiv auf Motivation und Wohlbefinden aus und führen nicht zum Absinken der Produktivität. 

Nach allem, was ich in über zwanzig Berufsjahren an Erfahrung gesammelt und während der vielen Recherchen für meinen Blog an Studien und  Erkenntnissen finden konnte (siehe unten), bin ich der Überzeugung, dass der heute immer noch gängige 8-Stunden-Arbeitstag nicht sinnvoll ist.  

Ich bin ebenfalls der festen Überzeugung, dass die meisten Arbeitsprozesse so optimiert werden können, dass sie mit einer Effizienz funktionieren, die in vier bis sechs Stunden die gleichen Ergebnisse liefert, wie ein 8-Stunden-Tag.

Für ArbeitnehmerInnen würde das mehr Zufriedenheit, weniger Stress und mehr Zeit für das Privatleben bedeuten. ABER NUR, sofern die ArbeitgeberInnen das auch so sehen und nicht in einer Steigerung der Effizienz und somit auch der Effektivität die Möglichkeit sehen, einfach noch mehr Profit zu machen, indem man den 8-Stunden-Tag beibehält und mit noch mehr Arbeit füllt.

Effizienz ist übrigens nicht nur im Job gefragt. Auch die Haushaltsführung und das Familienleben profitieren von effizientem Handeln. Das fängt schon bei der Organisation des Tagesablaufs an und hört bei der Hausarbeit noch lange nicht auf. Prüfen sie doch mal, ob sich ihr Haushalt nicht anhand der oben genannten Tipps effizienter gestalten lässt.

Quellen und Links:

„The Productivity of Working Hours“ (John Pencavel): http://ftp.iza.org/dp8129.pdf

https://www.businessinsider.com/why-we-should-have-a-4-day-work-week-2016-5?IR=T

https://www.derstandard.de/story/2000098938653/viertagewoche-weniger-ist-mehr

https://arbeits-abc.de/6-stunden-arbeitstag/

https://www.boeckler.de/de/boeckler-impuls-kurze-arbeitszeit-hohe-produktivitaet-9979.htm

https://www.dgpp-online.de/home/führende-forscher/mihaly-csikszentmihalyi/

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