Zeitmanagement-Challenge: Teil 2 – Reflektieren und Planen

Eine Woche ist vergangen und Sie haben nun einen Überblick über Ihre Tagesabläufe, sofern Sie diese auch dokumentiert haben. Nun heißt es, einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Es geht direkt weiter mit dem nächsten Schritt:

Reflektieren

Nehmen Sie sich Ihre Aufzeichnungen und markieren zunächst die Zeitfresser, die Sie in den Tagesabläufen entdeckt haben.
Ganz wichtig dabei ist, dass Sie das tun, ohne zu bewerten oder irgendwelche Emotionen zuzulassen.
Sie lieben Ihre Netflix-Serien und glauben, sich nur damit entspannen zu können?
Egal – markieren Sie sie als das was sie sind – Zeitfresser.
Ihre Arbeitsweg nimmt viel Zeit in Anspruch aber Sie können das nicht ändern?
Auch markieren, denn auch das ist ein typischer Zeitfresser.

Tragen Sie alle identifizierten Zeitfresser in die Vorlage ein (PDF zum Download am Ende des Artikels) und notieren Sie, wieviel Zeit diese beanspruchen. So können Sie direkt sehen, welche Menge an Zeit Sie theoretisch zum Umverteilen zur Verfügung hätten.
Tragen Sie nun in die dritte Spalte ein, welche sinnvollen und für Ihre Situation hilfreichen Dinge Sie in den Zeiträumen erledigen könnten, die Ihre Zeitfresser bisher in Anspruch nehmen.

Keine Sorge, Sie müssen das jetzt nicht direkt so umsetzen. Es geht nur darum, sich einmal schwarz auf weiß vor Augen zu führen, welche Zeitfenster Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen und wie sie evtl. umgewidmet werden können.
Seien ruhig ein bisschen kreativ dabei. So könnte man zum Beispiel den Arbeitsweg im Auto dazu nutzen, seinem Telefon die neuesten Termine zu diktieren oder die Einkaufsliste für den Nachmittag (geht alles über Sprachsteuerung und eine Bluetooth-Verbindung). Sie könnten Bücher oder Podcasts hören, vielleicht sogar in der Sprache, die Sie endlich mal gerne lernen oder vertiefen wollten.
Sie könnten diese Zeit ebenso dafür nutzen, um (natürlich über die Freisprechfunktion) telefonisch Arzttermine zu vereinbaren, den Steuerberater anzurufen oder endlich mal bei der Freundin oder den Eltern zurückzurufen.
Lassen Sie alles an Ideen raus, was Ihnen einfällt. Über die Umsetzung machen wir uns später noch Gedanken.

Nach den Zeitfressern kommen wir nun zu den Zeitgebern. Zeitgeber sind nach meiner ganz persönlichen Definition Personen, die Ihnen Zeit verschaffen, indem sie Aufgaben übernehmen. Das müssen nicht zwingend Partner, Eltern oder Kinder sein – meistens sind das aber die naheliegendsten Möglichkeiten. Also schreiben Sie mal ganz frei heraus auf, welche Ihrer Tagesaufgaben – natürlich mit Zeitangabe – jemand anderes übernehmen könnte und wer das aus Ihrer Sicht sein sollte.

Jetzt haben Sie beide Tabellen ausgefüllt und können sehen, wieviel Zeit Sie (theoretisch) gewinnen können, wenn Sie Zeitfresser durch andere Tätigkeiten austauschen und Aufgaben abgeben würden.

Nehmen Sie nun das Blatt 1 der Zeitmanagement-Challenge Teil 1 „Bewusst werden“ zur Hand und überlegen Sie, was sich verändern würde, wenn alles so umgesetzt würde, wie Sie es soeben aufgeschrieben haben.
Streichen Sie auf dem Blatt einfach durch, was durch die Umsetzung der vorher erarbeiteten Punkte wegfallen würde.
Wäre das jetzt ein Zustand, der für Sie annehmbar ist? Könnten Sie sich damit wohlfühlen?
Stellen Sie sich nun ganz genau und in allen Einzelheiten vor, wie Ihr Tag aussehen würde, wenn alles so umgesetzt wäre, wie Sie es erarbeitet haben. Wie würde sich Ihr Leben verändern? Wie würden Sie sich dabei fühlen?

Ist das Ergebnis Ihrer Überlegungen gut? Fühlen Sie sich gut damit? Falls nicht, müssen Sie vielleicht nochmal nacharbeiten und etwas kritischer sein, was Ihre Zeitfresser angeht und etwas mutiger, was die Abgabe von Aufgaben betrifft.
Falls Sie aber zufrieden sind und sich vorstellen können, damit stressfreier und zufriedener zu leben, dann können wir zum nächsten Schritt übergehen.

Planen

Jetzt wird es ein bisschen knifflig. Sie müssen sich vielleicht überwinden aber genau dafür war die Übung im letzten Abschnitt gedacht. Sie müssen sich immer vor Augen führen, wie Ihr Wunschergebnis, Ihr Ziel aussieht, denn das wird Sie motivieren auch mal schwierige Schritte zu gehen und durchzuhalten.

Nehmen Sie sich noch einmal eine leere Vorlage (Blatt 2 – Zeitmanagement-Challenge Teil 1 – Analysieren) und füllen diese so aus, wie Sie sich den neuen Tagesablauf vorstellen. Markieren Sie alle Unterschiede zum derzeitigen (Ist)-Zustand, wie in diesem Beispiel hier:

Nun heißt es, Familienrat halten. Die nicht so schwerwiegenden Änderungen, wie sie hier zu sehen sind, dürften recht gut durchzusetzen sein, denn sie bieten für jeden Beteiligten Vorteile:
– Die Kinder können sich das Pausenbrot nach Belieben selbst belegen
– Die Eltern wechseln sich öfter ab und Abwechslung ist immer gut
– 15 Minuten Haushalt sind sehr schnell vorbei, man bekommt viel
geschafft und alle haben ein ordentlicheres zu Hause
– Jeder hat etwas Zeit ganz für sich allein in der er machen kann was er will
– Es ist immer noch Zeit übrig für die heiß geliebten Zeitfresser

Nur nicht alles auf einmal

Wenn Ihnen das alles zu viel auf einmal erscheint, dann verändern Sie zunächst nur eine einzigen Sache. Vielleicht die Sache, die Ihnen auch am meisten bringen würde.
Probieren Sie aus, wie es funktioniert und „trainieren“ mit allen Beteiligten den neuen Ablauf. Wenn alles sitzt, gehen Sie zur zweiten Änderung über.

Ausprobieren und Trainieren

Sie haben nun einen Plan davon, wie Ihr Tag in Zukunft aussehen soll. Das einzig Wichtige an diesem Plan, sind die markierten Punkte – alles andere bleibt ja so wie es ist.
Wie bei allem, was neu ist, muss nun fleißig trainiert werden. Es wird bestimmt am Anfang ungewohnt und etwas holprig aber lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Sie können den Plan jederzeit verändern, wenn Sie bemerken , dass etwas nicht funktioniert. Sie werden den Plan auch nicht ewig brauchen, denn spätestens wenn sich durch das Trainieren der neuen Abläufe eine Routine eingestellt hat, läuft alles automatisch.

Ganz wichtig….

Dranbleiben

Beobachten Sie sich und Ihre Abläufe auch weiterhin, denn es werden sich immer wieder Zeitfresser einschleichen. Auch Ihre Prioritäten können sich ändern oder der Job oder es kommt ein neues Hobby dazu.
Nutzen Sie dazu die Schritte, die Sie nun schon kennen:

  • Bewusst werden
  • Analysieren
  • Reflektieren
  • Planen
  • Ausprobieren
  • Trainieren

Hier sind die Vorlagen zum Download

Zeitfresser/Zeitgeber
https://check-it.club/wp-content/uploads/2019/11/Zeitmanagement2_1.pdf

Tagesablauf
https://check-it.club/wp-content/uploads/2019/11/Zeitmanagement1_2.pdf

In den nächsten Artikeln gehe ich genauer auf das Entwickeln von sinnvollen Routinen für spezielle Belange ein z.B. Persönliche Entwicklung, Haushalt, Job, Weiterbildung usw.
Falls Sie dazu spezielle Wünsche haben, können Sie mir gerne Bescheid geben.

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