Zeitmanagement-Challenge: Teil 2 – Reflektieren und Planen

Eine Woche ist vergangen und ihr habt nun einen Überblick über eure Tagesabläufe, sofern ihr diese auch dokumentiert habt. Nun heißt es, einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Es geht direkt weiter mit dem nächsten Schritt:

Reflektieren

Nehmt euch eure Aufzeichnungen und markiert zunächst die Zeitfresser, die ihr in den Tagesabläufen entdeckt habt.
Ganz wichtig dabei ist, dass ihr das macht, ohne zu bewerten oder irgendwelche Emotionen zuzulassen.
Ihr liebt eure Netflix-Serien und glaubt, euch nur damit entspannen zu können?
Egal – markiert sie als das was sie sind – Zeitfresser.
Euer Arbeitsweg nimmt viel Zeit in Anspruch aber ihr könnt das nicht ändern?
Auch markieren, denn auch das ist ein typischer Zeitfresser.

Tragt alle identifizierten Zeitfresser in die Vorlage ein (PDF zum Download am Ende des Artikels) und notiert, wieviel Zeit diese beanspruchen. So könnt ihr direkt sehen, welche Menge an Zeit ihr theoretisch zum Umverteilen zur Verfügung hättet.
Tragt nun in die dritte Spalte ein, welche sinnvollen und für eure Situation hilfreichen Dinge Ihr in den Zeiträumen erledigen könntet, die eure Zeitfresser bisher in Anspruch nehmen.

Keine Sorge, ihr müsst das jetzt nicht direkt so umsetzen. Es geht nur darum, euch einmal schwarz auf weiß vor Augen zu führen, welche Zeitfenster euch tatsächlich zur Verfügung stehen und wie sie evt. umgewidmet werden können.
Seid ruhig ein bisschen kreativ dabei. So könnte man zum Beispiel den Arbeitsweg im Auto dazu nutzen, seinem Telefon die neuesten Termine zu diktieren oder die Einkaufsliste für den Nachmittag (geht alles über Sprachsteuerung und eine Bluetooth-Verbindung). Ihr könnt Bücher oder Podcasts hören, vielleicht sogar in der Sprache, die ihr endlich mal gerne lernen oder vertiefen wolltet.
Ihr könnt diese Zeit ebenso dafür nutzen, um (natürlich über die Freisprechfunktion) telefonisch Arzttermine zu vereinbaren, den Steuerberater anzurufen oder endlich mal bei der Freundin oder den Eltern zurückzurufen.
Lasst alles an Ideen raus, was euch einfällt. Über die Umsetzung machen wir uns später noch Gedanken.

Nach den Zeitfressern kommen wir nun zu den Zeitgebern. Zeitgeber sind nach meiner ganz persönlichen Definition Personen, die euch Zeit verschaffen, indem sie Aufgaben übernehmen. Das müssen nicht zwingend Partner, Eltern oder Kinder sein – meistens sind das aber die naheliegendsten Möglichkeiten. Also schreibt mal ganz frei heraus auf, welche eurer Tagesaufgaben – natürlich mit Zeitangabe – jemand anderes übernehmen kann und wer das aus eurer Sicht sein sollte.

Jetzt habt ihr beide Tabellen ausgefüllt und könnt sehen, wieviel Zeit ihr (theoretisch) gewinnen könntet, wenn ihr Zeitfresser durch andere Tätigkeiten austauscht und Aufgaben abgeben würdet.

Nehmt nun mal euer Blatt 1 der Zeitmanagement-Challenge Teil 1 „Bewusst werden“ zur Hand und überlegt, was sich verändern würde, wenn alles so umgesetzt würde, wie ihr es soeben aufgeschrieben habt.
Streicht auf dem Blatt einfach durch, was durch die Umsetzung der vorher erarbeiteten Punkte wegfallen würde.
Wäre das jetzt ein Zustand, der für euch annehmbar ist? Könntet ihr euch damit wohlfühlen?
Stellt euch nun mal ganz genau und in allen Einzelheiten vor, wie euer Tag aussehen würde, wenn alles so umgesetzt wäre, wie ihr es erarbeitet habt. Wie würde sich euer Leben verändern? Wie würdet ihr euch dabei fühlen?

Ist das Ergebnis euer Überlegungen gut? Fühlt ihr euch gut damit? Falls nicht, müsst ihr vielleicht nochmal nacharbeiten und etwas kritischer sein, was eure Zeitfresser angeht und etwas mutiger, was die Abgabe von Aufgaben betrifft.
Falls ihr aber zufrieden seid und euch vorstellen könnt, damit stressfreier und zufriedener zu leben, dann können wir zum nächsten Schritt übergehen.

Planen

Jetzt wird es ein bisschen knifflig. Ihr müsst euch vielleicht überwinden aber genau dafür war die Übung im letzten Abschnitt gedacht. Ihr müsst euch immer vor Augen führen, wie euer Wunschergebnis, euer Ziel aussieht, denn das wird euch motivieren auch mal schwierige Schritte zu gehen und durchzuhalten.

Nehmt euch noch einmal eine leere Vorlage (Blatt 2 – Zeitmanagement-Challenge Teil 1 – Analysieren) und füllt diese so aus, wie ihr euch den neuen Tagesablauf vorstellt und markiert alle Unterschiede zum derzeitigen (Ist)-Zustand, wie in diesem Beispiel hier:

Nun heißt es, Familienrat halten. Die nicht so schwerwiegenden Änderungen, wie sie hier zu sehen sind, dürften recht gut durchzusetzen sein, denn sie bieten für jeden Beteiligten Vorteile:
– Die Kinder können sich das Pausenbrot nach Belieben selbst belegen
– Die Eltern wechseln sich öfter ab und Abwechslung ist immer gut
– 15 Minuten Haushalt sind sehr schnell vorbei, man bekommt viel
geschafft und alle haben ein ordentlicheres zu Hause
– Jeder hat etwas Zeit ganz für sich allein in der er machen kann was er will
– Es ist immer noch Zeit übrig für die heiß geliebten Zeitfresser

Nur nicht alles auf einmal

Wenn euch das alles zu viel auf einmal erscheint, dann fangt mit nur einer einzigen Sache an, die ihr ändert. Vielleicht die Sache, die euch auch am meisten bringen würde.
Probiert aus, wie es funktioniert und „trainiert“ mit allen Beteiligten den neuen Ablauf. Wenn alles sitzt, geht ihr zur zweiten Änderung über.

Ausprobieren und Trainieren

Ihr habt nun einen Plan davon, wie euer Tag in Zukunft aussehen soll. Das einzig Wichtige an diesem Plan, sind die markierten Punkte – alles andere bleibt ja so wie es ist.
Wie bei allem, was neu ist, muss nun fleißig trainiert werden. Es wird bestimmt am Anfang ungewohnt und etwas holprig aber lasst euch davon nicht entmutigen. Ihr könnt den Plan jederzeit verändern, wenn ihr merkt , dass etwas nicht funktioniert. Ihr werdet den Plan auch nicht ewig brauchen, denn spätestens wenn sich durch das Trainieren der neuen Abläufe eine Routine eingestellt hat, läuft alles automatisch.

Ganz wichtig….

Dranbleiben

Beobachtet euch und eure Abläufe auch weiterhin, denn es werden sich immer wieder Zeitfresser einschleichen. Auch eure Prioritäten können sich ändern oder der Job oder es kommt ein neues Hobby dazu.
Nutzt dazu die Schritte, die ihr nun schon kennt:

  • Bewusst werden
  • Analysieren
  • Reflektieren
  • Planen
  • Ausprobieren
  • Trainieren

Hier sind die Vorlagen zum Download

Zeitfresser/Zeitgeber
https://check-it.club/wp-content/uploads/2019/11/Zeitmanagement2_1.pdf

Tagesablauf
https://check-it.club/wp-content/uploads/2019/11/Zeitmanagement1_2.pdf

In den nächsten Artikeln gehe ich genauer auf das Entwickeln von sinnvollen Routinen für spezielle Belange ein z.B. Persönliche Entwicklung, Haushalt, Job, Weiterbildung usw.
Falls ihr dazu spezielle Wünsche habt, könnt ihr mir gerne Bescheid geben.

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