PAPIERKRAM UND ABLAGE – Struktur und Organisation

Nachdem wir nun wissen, wie lange wir welche Papiere und Dokumente aufbewahren müssen (–> siehe vorheriger Artikel: https://check-it.club/papierkram-und-ablage-aufbewahrungsfristen), kann es mit der Organisation der Ablage losgehen.

Strukturieren

Bevor sie damit beginnen, Ihre Ablage neu zu organisieren, sollten sie sich zuallererst Gedanken über eine sinnvolle Struktur machen. An dieser Stelle eine allgemeine Struktur vorzugeben, halte ich jedoch nicht für ratsam. Jede Person, jede Familie hat ihre eigenen Voraussetzungen und Bedürfnisse und nach genau diesen sollten sie sich bei Ihrer Ablagestruktur richten. 

Ein Beispiel

Um ihnen die eigene Planung etwas zu erleichtern, möchte ich ein Beispiel für eine Ablagestruktur bringen. Dies ist meine ganz persönliche Struktur. Sie können sich gerne daran orientieren oder noch besser – sie auf ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. 

Ordner 1 – Job und Sozialversicherung 
(für jede Person im Haushalt einen eigenen)

Inhalt: 

  • Arbeitsverträge und sämtlicher Schriftverkehr dazu – jeweils getrennt nach Arbeitgeber und in chronologischer Reihenfolge (neuester AG ganz vorne)
  • Weiterbildungen, Seminarbescheinigungen, Teilnahmebescheinigungen
  • Arbeitszeugnisse
  • Gehaltsabrechnungen (werden nach einem Jahr in den Ordner „Rente“ umsortiert)
  • Sozialversicherung (extra Trenner) – Meldebescheinigungen, SV-Ausweis, sonstiger Schriftverkehr

Ordner 2 – Versicherungen, Verträge, Rechnungen
(außer Rechnungen für Wohneigentum, Handwerker und KfZ)

Inhalt:

  • Versicherungsverträge (außer KfZ, da es hier einen eigenen Ordner gibt)
  • Handyverträge
  • Abonnements
  • Kreditverträge (außer Kredite für Wohneigentum und KfZ)
  • Rechnungen und Garantieunterlagen (für Konsumgüter)

Ordner 3 – Wohnen

Inhalt

  • Mietvertrag oder Kaufvertrag, notarielle Unterlagen, Grundbuchauszug, sämtlicher Schriftverkehr zum Kauf
  • Finanzierungsunterlagen
  • Rechnungen für Instandhaltung und Reparaturen
  • Nebenkostenabrechnungen / Gebührenzahlungen
  • Gebäude- und sonstige Versicherungen rund ums Haus

Ordner 4 – KfZ 
(Autos und sonstige Fahrzeuge des Haushalts)

Inhalt:

  • Kaufvertrag, sonstige Kaufunterlagen
  • Finanzierungsunterlagen
  • Anmeldungen / Ummeldungen
  • KfZ-Versicherungen inkl.  evt. Schadensmeldungen und -regulierungen
  • Reparatur- und Wartungsrechnungen
  • TÜV / HU

Ordner 5 – Rente

Inhalt: 

  • Bescheide
  • Kontenklärungen
  • Gehaltsabrechnungen

Ordner 6 – Persönliches 
(ein Ordner für alle Haushaltsmitglieder mit Trennblättern – am besten in feuerfestem Behälter oder Tresor aufbewahren)

Inhalt: 

  • Geburtsurkunden, Heiratsurkunde, Taufscheine
  • Arztbefunde, Röntgenbilder, Impfpässe
  • Abschlusszeugnisse

In meinem persönlichen Fall sind das also sechs Order. Das hört sich recht viel an aber es sind nicht alles breite, sondern auch ein paar schmale und nicht alle sind randvoll. 
Ich habe zum Beispiel auch keinen Ordner für „Steuern“, da die Lohnsteuerbescheide nicht aufbewahrt werden müssen (sofern diese nicht vorläufig sind). Die jeweiligen Unterlagen, die ich für die Steuererklärung benötige, finde ich in meinen Ordner und dort bleiben sie auch. 

In ihrem individuellen Fall könnten vielleicht ein paar Ordner zusammengelegt werden. Wenn kein Wohneigentum besteht, können die Unterlagen zu Miete und Nebenkosten zum Beispiel auch in dem Ordner „Versicherungen, Verträge, Rechnungen“ untergebracht werden. 
Genauso gut kann es sein, dass sie einen Ordner für „Gerichtliches“ brauchen, weil sie ein Scheidungsverfahren hatten oder sonstige Prozesse. 

Deswegen ist es so wichtig, dass sie ihre persönliche Situation analysieren und dann eine Struktur festlegen. Am besten schauen sie sich ihre Ablage einmal ganz genau an und schreiben auf, was sie stört, welche Themen für sie zusammengehören, wo viel oder wenig Papierkram anfällt und wer außer ihnen noch Zugriff hat und sich zurechtfinden muss.  

Wenn sie ihre Struktur festgelegt haben, kann es losgehen.

Ausmisten

Nun heißt es: raus mit allem, was nicht mehr benötigt wird! 

Leeren Sie dafür am besten alle Ordner oder sonstigen Aufbewahrungsmittel komplett aus. Entfernen Sie alle Unterlagen, die sie nicht mehr benötigen oder aufbewahren müssen.

Sortieren

Im nächsten Schritt sortieren sie die Unterlagen auf Stapel gemäß der von Ihnen festgelegten Struktur. Dann können sie schon sehen, wie groß die Menge an Papier ist und wie dick die jeweiligen Ordner sein müssen. 

Organisieren

Fertigen sie sich die notwendigen Trennblätter an und beschriften diese mit den von Ihnen festgelegten Kategorien. 
Beschriften sie die Ordnerrücken mit den Kategorien und falls es passt auch noch grob mit dem Inhalt. 
Dann wird alles schön einsortiert und sie können sich an der perfekten Ordnung erfreuen. 

Flexibel bleiben

Probieren sie ihr neues System aus und scheuen sie sich nicht, Anpassungen vorzunehmen. Auch ich habe das schon gemacht. In einem früheren Artikel zum Thema Ablage (–> https://check-it.club/papierberge-ade-eine-organisationstrategie-fuer-die-ablage), habe ich die verschiedenen Arten von Ablagesystemen vorgestellt. 

Damals nutzte ich noch die Hängeregistratur. Doch inzwischen bin ich wieder zu den Ordnern zurückgekehrt – wobei die Struktur die gleiche geblieben ist. Hauptgrund dafür war, dass ich die Hängeregistratur gerne für einen anderen Zweck nutzen wollte – zum Sammeln und Strukturieren von Themen für diesen Blog. 

Wenn sie übrigens wissen wollen, wie sie die Organisation ihrer neuen Ablage beibehalten können, dann empfehle ich ihnen ebenfalls den hier verlinkten Artikel. 

Ich wünsche ihnen nun viel Spaß und vor allem die Energie, ihre Ablage in Angriff zu nehmen. Wenn sie mit System vorgehen, ist es gar nicht so schlimm und am Ende können sie sich, wie immer, an dem Ergebnis erfreuen und an einem Stressfaktor weniger. 

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