PAPIERKRAM UND ABLAGE – Die Aufbewahrungsfristen

Vermutlich sind fast alle, zumindest hin und wieder, genervt vom heimischen Papierkram. Selbst wenn man immer alles zeitnah abheftet, was an Schriftverkehr, Dokumenten, Rechnungen usw. anfällt, kann es schnell unübersichtlich werden. 
Die Ordner oder Ablagemappen quellen über und man hat nicht wirklich Lust, dort noch etwas hinein zu quetschen, geschweige denn, etwas herauszusuchen.
So wird das jährliche Zusammenstellen der Steuerunterlagen eine Qual, die man nur allzu gerne bis auf den letzten Drücker vor sich herschiebt und ein Garantiefall wird schon mal unter den Tisch fallen gelassen, weil man die Rechnung einfach nicht finden kann.

Doch diesen Zustand kann man ändern. Dazu braucht man nur ein wenig Wissen und eine gute Struktur. Das Wissen, soll ihnen in diesem Artikel vermittelt werden, die dazugehörige Struktur folgt im nächsten.

Pflicht zur Aufbewahrung für Privatpersonen

Der Gesetzgeber verpflichtet Privatpersonen nur in zwei Fällen zur Aufbewahrung von Unterlagen. 

Fall 1 sind Rechnungen von Unternehmen (z.B. Handwerker, Baufirma, Architekt), die Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht haben. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz.
Als Faustregel kann man sich merken: Handwerkerrechnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren bzw. 5 Jahre, bei einer entsprechenden Gewährleistungsfrist (z.B. bei Mängeln an Gebäuden nach Neubau oder Umbau).

Fall 2 betrifft einkommenssteuerrelevante Aufzeichnungen und Belege für Privatpersonen mit Einkünften über 500.000 Euro im Jahr. In diesem Fall müssen die Steuerunterlagen 6 Jahre aufbewahrt werden.

Weitere Vorschriften macht der Gesetzgeber Privatpersonen zwar nicht, trotzdem ist es in vielen Fällen sinnvoll und notwendig, auch andere Unterlagen aufzubewahren. Welche das sind und wie lange diese aufbewahrt werden sollten, erfahren sie jetzt.

Rechnungen, Kaufbelege, Kaufverträge

Folgende Dokumente und Belege sollten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden:

  • Kaufverträge, Rechnungen, Kassenbons (für Anschaffungen mit Gewährleistung/Garantie) für Konsumgüter
  • Rechnungen für Ärzte, Anwälte, Notare
  • Rechnungen für Dienstleistungen, Handwerker (siehe oben), Reparaturen

Wie oben bereits beschrieben, sind Handwerkerrechnungen verpflichtend aufzubewahren, alles andere ergibt sich aus ihrem Recht auf Garantie oder Gewährleistung. Wenn sie dieses in Anspruch nehmen wollen, müssen sie die Rechnung oder den Kaufbeleg vorweisen.

Das Eigenheim

Alle Belege, die Arbeiten und Dienstleistungen rund im ihr Eigenheim betreffen, sollten mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden, denn so lang ist die Frist, um eventuelle Mängelansprüche und Reklamationen geltend zu machen. Das betrifft zum Beispiel:

  • sämtliche Bau- und Planungsleistungen (besser dauerhaft, siehe nächster Absatz)
  • Handwerks-, Renovierungs- und Umbauarbeiten
  • Reinigungsarbeiten

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, folgende Dokumente aus Haus- und Wohnungskäufen so lange (also dauerhaft) aufzubewahren, bis das Objekt wieder verkauft oder anderweitig abgegeben wird. Das betrifft:

  • Grundbuchauszug
  • Baurechnungen
  • Bauzeichnungen
  • Bauabnahme, Übergabeprotokolle
  • Versicherungen rund um Gebäude und Grundstück

Das Mietverhältnis

Der Mietvertrag muss natürlich für die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden. 

Nach dem Ende des Mietverhältnisses sollte er jedoch für weitere drei Jahre aufbewahrt werden, da es in diesem Zeitraum noch zu Forderungen seitens des Vermieters kommen kann, denn Ansprüche aus Mietverhältnissen (also Mietzahlungen, Betriebskostenzahlungen) verjähren erst nach drei Jahren. 
Gleiches gilt auch für die Belege über Mietzahlungen (Kontoauszüge besser 4 Jahre) sowie Betriebskostenabrechnungen und deren Bezahlung. 

Die Betriebs- oder auch Nebenkostenabrechnungen sollte man auch während des laufenden Mietverhältnisses einige Jahre aufbewahren, um eine Vergleichsmöglichkeit zu haben.

Bankunterlagen

Es ist empfehlenswert, Kontoauszüge mindestens vier Jahre aufzubewahren. Der Hintergrund dafür ist, dass Belege zu regelmäßigen Zahlungen (z.B. Miete, Strom, Abonnements) vier Jahre lang als Beweismittel im Streitfall/Rechtsstreit herangezogen werden können. 
Für einmalige Zahlungen ist dieser Zeitraum zwei Jahre. Da aber alle Zahlungen auf einem Auszug stehen, behält man sie somit lieber generell vier Jahre.

Es ist jedoch nicht notwendig, die Kontoauszüge in Papierform aufzubewahren. Elektronische Versionen, so wie sie mittlerweile von den meisten Banken zur Verfügung gestellt werden, sind vollkommen ausreichend. Sie müssen nur daran denken, sich ihre Auszüge ab und zu herunterzuladen und abzuspeichern, denn die Banken bewahren diese auch nicht ewig auf. 

Versicherungsunterlagen

Versicherungsverträge, inklusive Vertragsanhängen oder -änderungen sollten für die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.

Private Steuerunterlagen

Private Steuerbescheide müssen nicht aufbewahrt werden, sofern sie nicht mit dem Vermerk „vorläufig“ oder „unter Vorbehalt der Nachprüfung“ gekennzeichnet sind. In diesen Fällen müssen sie bis zur endgültigen Klärung aufbewahrt werden. 

Eine Ausnahme gibt es auch hier wieder für steuerpflichtige Privatpersonen deren Einkünfte über 500.000 Euro pro Jahr liegen. Hier müssen die Bescheide 6 Jahre aufbewahrt werden.

Gerichtliches

Gerichtsunterlagen wie Prozessakten (inkl. Schriftverkehr, Bescheide etc.) und dazugehörige Urteile sollten mindestens 30 Jahre lang aufbewahrt werden, denn so lange behalten diese ihre Gültigkeit.

Rente

In einem Arbeitsleben sammeln sich so einige Dinge an, die für die spätere Rente relevant sein können. Diese sollten auch bis mindestens zum Renteneintritt aufbewahrt werden. Solche Dokumente sind z.B.:

  • Arbeitsverträge
  • Ausbildungszeugnisse
  • Studienbescheinigungen (Immatrikulation, Exmatrikulation)
  • Sozialversicherungsunterlangen
  • Gehaltsabrechnungen

Der letzte Punkt, kann durchaus einen größeren Berg an Papier bedeuten. Aber wenn man über 40 Jahre hinweg jeden Monat eine Gehaltsabrechnung bekommt, sind das 480 Seiten. Das sollten ein bis zwei normale Ringordner schaffen. 
Es ist auch möglich, die Abrechnungen zu digitalisieren aber dann muss man dafür sorgen, dass die Daten auch so lange erhalten bleiben. Als Absicherung (z.B. für einen Brandfall) ist das aber durchaus sinnvoll.

Normalerweise übermittelt der Arbeitgeber die Daten an die Rentenkasse. Falls dies jedoch einmal schief geht oder unterlassen wird, fehlt uns das am Ende bei der Rente. Für die Kontenklärung bei der Rentenkasse, sind die Gehaltsabrechnungen daher unabdingbar.

Persönliches

Es gibt Unterlagen, die uns als Person und unseren Lebensweg betreffen. Diese müssen auf jeden Fall lebenslang und vor allem sicher aufbewahrt werden.

Geburtsurkunde
Sterbeurkunde (von Angehörigen)
Taufschein
Heiratsurkunde
Ärztliche Gutachten und Unterlagen (z.B. Röntgenbilder, Impfpass)
Ausbildungs- und sonstige Abschlusszeugnisse
Sozialversicherungsausweis
Organspenderausweis
Kontovollmachten
Patientenverfügung

Da solche Unterlagen nicht so leicht ersetzbar sind, empfiehlt es sich, diese in einer feuerfesten Dokumentenbox (-kassette) oder einem Tresor aufzubewahren. Ebenso wären digitale Kopien davon sinnvoll. Die müssen natürlich ebenfalls entsprechend abgesichert sein.

… und noch mehr?

Die hier aufgeführten Schriftstücke und Dokumente sind diejenigen, um die wir uns kümmern müssen bzw. sollten. Es gibt sicher noch viel mehr Papierkram, der in einem Haushalt so anfallen kann aber ob und wie lange sie die Kindergarten- oder Schulbriefe und Informationen oder Ihre Aufzeichnungen aus Studium und Ausbildung aufbewahren möchten, müssen sie selbst entscheiden. Besonders wichtig sind diese Dinge jedenfalls nicht. 

Wie sie diese ganzen Dokumente und Unterlagen nun sinnvoll organisieren und deren Ablage strukturieren können, darum wird es im nächsten Beitrag gehen.

Quellen:
www.aufbewahrungsfristen.org
www.smartsteuer.de
www.gehalt.de
www.nettolohn.de
www.mieterbund.de
www.steuererklaerung.de

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