Papierberge adé – eine Organisationstrategie für die Ablage

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Es soll ja Leute geben, die zu Hause ein geheimes Zimmer haben, in das nie jemand hinein darf. Dorthin verschwinden Briefe, Prospekte, Dokumente, Einladungen, Fotos, Postkarten – alles was man eben als Papierkram bezeichnen kann. Hier fristen diese Dinge dann ihr Dasein als winziger Teil eines Berges – oder mehrerer Berge und Stapel – für immer vergessen und unbeachtet bis… ja bis der Tag anbricht, an dem die Steuererklärung abgegeben werden muss.

Aber, nicht jeder hat gleich ein ganzen Zimmer dafür. Es kann auch ein Schreibtisch im Wohnzimmer sein, die Kommode im Flur oder eine Schublade in der Küche. Aber jeder kennt das Problem in irgendeiner Weise.
Man kommt nach der Arbeit heim, leert den Postkasten, schaut den Inhalt kurz durch und legt ihn erstmal an den Platz, wo diese Dinge vermeintlich gut aufgehoben sind. Die besser Organisierten unter uns, trennen vorab immerhin die wichtigen Sachen und legen sie woanders hin oder hängen sie an die Pinnwand.

Doch ganz schnell ist alles vergessen, denn sofort stürmen hundert andere Dinge auf uns ein und schwupps – ist der Berg wieder ein Stück höher und die Chance, jemals etwas darin wiederzufinden wiederum ein Stück geringer.
Wenn man jedoch tatsächlich irgendwann einmal etwas sucht, weil zum Bespiel die Waschmaschine kaputt ist und man die Rechnung braucht, um die Garantie geltend zu machen oder weil einem der auf der Kreditkarte abgebuchte Betrag seltsam erscheint und man mal einen genaueren Blick auf die Abrechnung werfen müsste, kann das ganz schnell in Stress ausarten. Dann ist da natürlich noch die alljährliche Steuererklärung. Die Suche nach den erforderlichen Unterlagen bzw. schon allein der Gedanke daran hat bestimmt schon oft dazu geführt, dass auch die letzte Frist zur Einreichung tatenlos verstrichen ist oder man seinen Einsatz mit mehren Tagen Frust, Ärger und sinnlos verschwendeter Zeit bezahlen musste.

Wie oft haben sie sich schon vorgenommen, endlich Ordnung in ihren Papierkram zu bringen? Bestimmt haben sie das auch schon ein paar Mal gemacht – nur um ein paar Wochen später wieder alles anzuhäufen. Ich kenne das tatsächlich auch und es hat mich jedes Mal auf Neue frustriert, dass ich nicht die Konsequenz aufbringen konnte, die Dinge direkt dort abzulegen, wo sie auch hingehören. Also machte mich mir Gedanken darüber, warum das eigentlich so ist. Ich sah mir meine Ordner an und stellte fest, dass sie mir nicht gefielen (es waren solche grauen, wie man sie auch in Büros benutzt) und, dass sie viel zu voll und irgendwie unlogisch sortiert waren.
Es war quasi bereits der Anblick der Ablageutensilien sowie deren umständliche Handhabung, die mich davon abhielten, sie zu benutzen. Hinzu kam, dass sie auf Grund ihrer Hässlichkeit natürlich auch gut versteckt und schlecht erreichbar in einem Schrank waren. Um etwas an meiner Beziehung zu dem Thema Ablage zu ändern, musste ich also grundlegend umstrukturieren. Das tat ich in den folgenden Schritten:

Ablageart auswählen

Man sollte sich gut überlegen, welche Art der Ablage für einen ganz persönlich sinnvoll und praktikabel ist. Es gibt da drei Möglichkeiten:

Lose-Blatt-Ablage

• geht schnell
• man benötigt Ablagefächer oder Stehsammler
• ist relativ unübersichtlich und fördert die Entstehung von Papierbergen

Ordnerregistratur

• geheftete Ablage, übersichtlich
• braucht relativ viel Platz und man benötigt Zubehör wie Locher und Trennblätter

Hängeregistratur

• leicht ergänzbar, übersichtlich, schneller Zugriff
• höhere Anschaffungskosten, man braucht einen geeigneten Platz, da man die Ablage nicht splitten kann wie z.B. bei verschiedenen Ordnern

Ablage neu organisieren

Hat man sich auf die Art der Ablage festgelegt, die am besten passt, sollte man sich auf jeden Fall einmal die Arbeit machen und alles neu strukturieren. Das heißt, jegliche Papiere sichten, aussortieren, was nicht mehr benötigt wird und dann, je nach Thema auf Stapel aufteilen.
Anschließend kann man die neuen Ordner, Mappen oder Fächer entsprechend beschriften bzw. mit beschrifteten Trennern versehen. Danach alles einsortieren und fertig.
Das ist nun der Idealzustand. Das Ziel ist, diesen Zustand immer anzustreben und dauerhaft beizubehalten. Dafür gibt es nun einige Tipps.

Ablage ansprechend gestalten

Ich habe festgestellt, dass ich Dinge, die mir ausgesprochen gut gefallen öfter anschaue, öfter in die Hand nehme und einfach gerne benutze. Ich würde mal vermuten, dass es der Mehrzahl meiner Leser genauso geht. Also sorgen sie dafür, dass ihre Ablage wirklich gut aussieht. Schauen sie sich gezielt nach schönen Ordnern um (ja, die gibt es) oder bekleben Stehsammler mit schönem Papier oder Stoff. Es gibt sogar richtig schöne Aufkleber für Ordnerrücken.
Sie können sich auch Ablagefächer aus Holz oder Bambus besorgen, wenn ihnen das mehr liegt. Oder auch eine schöne Kiste, in der sie ihre Hängeregistratur aufbewahren.
Ich kann schon mal soviel verraten, dass ich mich für eine solche Hängeregistratur entschieden habe. Das Fach in meinem Schrank, welches ich für meine Ablage vorgesehen habe, hatte genau die richtige Größe. Ich habe mir also eine schlichte schwarze Registraturbox besorgt und ein paar Mappen und Schildchen dazu.
Wenn ich nun meinen Schrank öffne, sehe ich einfach eine schwarze Box – das sieht immer ordentlich aus. Zum Ablegen von Dokumenten, ziehe ich sie ein Stück heraus und füge das oder die Blätter der entsprechenden Mappe hinzu – fertig.
Brauche ich bestimmte Unterlagen, schnappe ich mir die entsprechende Mappe und nehme sie mit zu meinem Schreibtisch.

Nun zu einem weiteren und sehr wichtigen Tipp:

Das Kurzzeitlager für die Ablage

Da selbst der organisierteste Mensch es nicht schafft, jedes Stück Papier sofort seinem vorgesehenen Ablageort zuzuführen, braucht man ein Kurzzeitlager. Dieses könnte natürlich die bewährte Küchenschublade oder Kommode sein, doch das ist immer noch zu unorganisiert und vor allem zu groß!
Ich empfehle für alles, was innerhalb einer Woche eingeht, eine Mappe oder höchstens ein Ablagefach bereitzuhalten. Der Vorteil einer Mappe ist, dass man die Dokumente und die Post geöffnet hineinlegen muss, d.h. bereits gesichtet ablegt. Man weiß also worum es geht und kann Terminsachen direkt aussortieren oder ganz oben einsortieren. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter und empfehle eine Fächermappe, denn damit kann man die Sachen bereits vorsortieren.
Beschriftet einfach die Fächer mit den am häufigsten vorkommenden Eingängen und eines als Sonstiges. Hier mal ein Link für diejenigen, die eine solche Mappe nicht kennen:

Und hier kommt der nächste Tipp:

Einen festen Termin für die Ablage

Ich hoffe sehr, dass sie alle irgendeine Art von Terminkalender (digital oder analog) besitzen. Jetzt brauchen sie ihn nämlich. Planen sie einen festen Termin pro Woche für die Ablage. Die Dauer sollte ungefähr 15 Minuten betragen. Wenn sie vorab alles gut strukturiert haben, wird das Einsortieren der Papiere nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Bei mir ist immer Sonntags Ablagetag bzw. Sonntagabend. Da ich dann sowieso die kommende Woche plane , lässt sich das bisschen Papierablage sehr gut integrieren. Und ehrlich – es ist wirklich nur ein bisschen. Ein-zwei Kassenzettel, die man für Garantiefälle braucht, die Rechnung der KfZ-Werkstatt, der Bescheid über die KfZ-Versicherung fürs nächste Jahr und eine Einladung zum Geburtstag (die an die Pinnwand kommt).

Es ist kein Hexenwerk und bedarf nicht einmal besonders viel Selbstdisziplin.
Gehen sie einfach nur die folgenden Schritte durch:

– Ablageart auswählen und ansprechend gestalten
– Ablage neu strukturieren
– Kurzzeitlager anlegen
– wöchentlichen Termin für die Ablage festlegen

Sie können es sich noch leichter machen, wenn sie notwendige Utensilien wie Locher, Klarsichthüllen, Marker etc. direkt am Ablageort aufbewahren. Das spart das Zusammensuchen der Dinge, wenn man sie braucht.

Zu guter letzt noch ein weiterer Tipp – besonders in Bezug auf das Thema Steuererklärung. In der heutigen Zeit müssen die Belege (zumindest von Otto-Normal-Steuerzahler) nicht mehr eingereicht werden. Man braucht sie quasi nur beim Erstellen der Erklärung, um die entsprechenden Beträge einzutragen. Also – wenn sie wissen, dass etwas, dass sie gerade ablegen, steuerrelevant ist, dann machen davon ein Foto oder scannen es mit dem Smartphone. Speichern sie es dann ein einem separaten Ordner und schon müssen sie bei der Steuererklärung nicht mehr die Ablage durchsuchen.