Operation stressfrei leben: Ein guter Tag ist gut geplant

Machen Sie sich morgens nach dem Aufstehen Gedanken darüber, wie der Tag wohl werden wird? Ist Ihnen in diesem Moment klar, welche Aufgaben auf Sie warten – sowohl beruflich als auch privat? Oder lassen Sie einfach alles auf sich zukommen?

Letzteres kann schnell in Stress ausarten, wenn wir davon überrascht werden, dass plötzlich ein Termin oder eine Deadline ansteht, den oder die  wir „nicht auf dem Schirm“ hatten. Aber auch ohne vergessene Termine kann die schiere Fülle an Aufgaben und Dingen an die wir denken müssen uns überfordern und stressen.

Viele nutzen sinnvoller Weise bereits physische oder elektronische Kalender, um ihr Termine sonstige wichtige Aufgaben zu organisieren. Doch auch von den eigentlich festgehaltenen Terminen und Aufgaben kann man überrascht werden, nämlich dann, wenn man nicht regelmäßig in den Kalender schaut bzw. nicht vorausschaut. 

Auch ich habe früher Kalender genutzt und dann festgestellt, dass ich viel zu selten hinein schaue bzw. es keinen Sinn macht, wenn ich einen Termin erst zu dem Zeitpunkt wieder entdecke, an dem ich die Kalenderseite des betreffenden Tages aufschlage. Monats- und Wochenübersichten helfen dabei aber auch die müssen regelmäßig aktualisiert und kontrolliert werden.

Meine Lösung damals? Ich musste die Nutzung meines Kalenders optimieren und mir angewöhnen, diesen täglich zu bearbeiten. Kurz: ich musste eine Planungsroutine entwickeln.

Das war gar nicht so schwer, wie ich zunächst annahm. Zuerst schaute ich mir eine Vielzahl von Kalendern und Planern an, um einen Eindruck davon zu bekommen, welche formalen Möglichkeiten der Planung es gibt.

Da mir von Anfang an klar, war dass ich meine privaten und beruflichen Termine bzw. deren Planung getrennt halten möchte, brauchte ich natürlich mehrere Planer.

Bei meinem Job ist es mir wichtig zu wissen, was die Arbeitswoche bereithält. Also entschied ich mich hier für einen Wochenplaner. 
Für den privaten Gebrauch nutze ich einen Tagesplaner, d.h. hier gibt es für jeden Tage eine komplette Seite im Kalendarium. Das ist mir wichtig, weil ich in meinem privaten Planer einfach alles notiere – meinen Haushaltsplan, den Essensplan, wann ich Einkaufen gehe, Sport mache, Koche, Lese, Freunde treffe und vieles mehr. 

Aber was nutzt es, wenn man jeden Tag separat plant, wenn die Tage doch eigentlich fast alle gleich ablaufen? In einem normalen Angestelltenleben gestalten sich die Wochentage tatsächlich immer recht ähnlich. Zumindest ein großer Block, die Arbeit, ist immer vorhanden und gibt vor, wieviel Zeit uns für die restlichen Tagesaufgaben bleibt. Und gerade deswegen, weil die Zeit für unsere privaten Termine und Aufgaben so stark beschränkt ist, müssen wir sie gut planen. 

Vielleicht kennt der/die ein oder andere von ihnen das Phänomen des Verzettelns. Man kommt von der Arbeit nach Hause, war noch schnell einkaufen, stellt die Einkäufe in der Küche ab und geht erstmal ins Bad. Dort fällt einem Unordnung oder Schmutz auf, man räumt schnell auf, geht ins Schlafzimmer, sieht schmutzige Wäsche, räumt auch diese weg, bekommt einen Herzanfall, wenn man einen Blick ins Kinderzimmer wirft, muss dann auch noch das neueste Lego-Bauwerk ausgiebig bewundern und wenn man eine Stunde später wieder in der Küche ankommt, sind die Tiefkühlwaren aus dem Einkauf geschmolzen, den man immer noch nicht weggeräumt hat. 

Das ist natürlich ein sehr plakatives Beispiel aber so ähnlich hat das wohl jeder schon mal erlebt. Der Tag ist dann vorbei und man hat das Gefühl, nicht wirklich etwas geschafft zu haben. Dann schreibt man vielleicht ein paar Dinge auf, die man am nächsten Tag aber wirklich erledigen muss und vergisst die Liste gleich wieder, weil man noch so viele andere Dinge im Kopf hat oder von dem einen oder anderen Familienmitglied abgelenkt wird.

Das kann man vermeiden, indem man seine Aufgaben von vornherein schriftlich strukturiert und sie dann täglich bearbeitet – sich also einen Tagesplan schreibt, diesen wenn nötig, mehrmals täglich zu Rate zieht und sich daran hält. 
Am Ende des Tages weiß man genau, was erledigt wurde und kann das, was nicht geschafft wurde, für einen anderen Tag einplanen. 

Wie könnte das genau aussehen?

Überlegen Sie sich, wann für Sie die beste Zeit wäre, ihren aktuellen oder den folgenden Tag zu planen. Haben Sie vielleicht abends vor dem Schlafengehen zehn Minuten Zeit dafür oder ist es Ihnen lieber, das morgens zu tun, wenn Sie ihren ersten Kaffee genießen. Wie auch immer – suchen Sie sich einen für Sie geeigneten Zeitpunkt am Tag aus und reservieren Sie sich 10 bis 15 Minuten für Ihre Planung. 
Machen Sie ein kleines Ritual daraus. Trinken Sie immer eine Tasse Kaffee oder Tee, zünden Sie eine Kerze oder ein Duftstäbchen an oder lassen Sie eine bestimmte Musik laufen. 

Planen Sie wirklich jedes Detail – also auch so banale Sachen wie die Morgenroutine im Bad, die Zeit für den Arbeitsweg, den Einkauf nach der Arbeit, das Abendessen, Spielen mit den Kindern, die Zeit für Ihre Tagesplanung und was immer sie noch erledigen wollen. 

Sie werden schnell erkennen, ob das was Sie sich vornehmen überhaupt realistisch ist und lernen, wieviel Zeit eine Aufgabe wirklich in Anspruch nimmt, wenn man sich nur auf diese konzentriert anstatt alles mögliche gleichzeitig machen zu wollen. 

Dieses System, jede Kleinigkeit des Tages zeitlich einzuplanen, nennt man übrigens „Calendar Blocking“ oder „Time Blocking“. Man blockt sich quasi die Zeiten für bestimmte Tätigkeiten. Wie groß diese Zeitblöcke sind, kann jeder individuell festlegen. Für mich ist es sinnvoll, als minimale Zeiteinheit 15 Minuten zu wählen. Alles was weniger Zeit benötigt, erfasse ich nicht in meinem Tagesplan. 

Wenn man sich so einen Plan erstellt und dann seinen völlig verplanten Tag vor sich sieht, kann das schon mal etwas abschreckend wirken. Deshalb ist es sinnvoll – einfach fürs Gemüt – mit einem Farbsystem zu arbeiten. Bei mir wird der Block „Arbeit“ oder auch „Home Office“ in Blau dargestellt. Haushalt, Einkaufen und Kochen sind Orange, Sport ist Lila und alles was ich als Freizeitaktivitäten und Entspannung betrachte, ist Grün, Routinetätigkeiten wie Morgen- oder Abendroutine im Bad oder Essenzeiten sind Grau. Man sieht somit auf den ersten Blick, ob ein Tag ausgewogen geplant ist. Ich halte es so, dass von jeder Farbe etwas in meinem Tag sein muss. Am Wochenende lasse ich das Blau natürlich weg und füge dafür etwas mehr Orange und Grün ein.

Hier ist ein Beispiel für meine eigene Tagesplanung:

Tagesplanung by CHECK it!

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen die Tage nur so davonfliegen ohne dass Sie etwas sinnvolles erledigt bekommen, dass Sie von der Fülle an Aufgaben und Terminen überfordert sind, dass Sie kaum Zeit für sich haben, dann probieren Sie doch einfach mal die Tagesplanung aus und etablieren sich eine einfache Routine dafür. Das bringt Ihnen den Überblick zurück und sorgt für Sicherheit und damit für ein stressfreieres Leben.

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