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Bevor wir unser Heim, unseren Arbeitsplatz oder das Familienleben organisieren, müssen wir uns erst einmal selbst organisieren. Es ist wichtig, über Tools (also Werkzeuge) zu verfügen, die uns eine gute Organisation möglich machen bzw. erleichtern.
Ein solches, nicht materielles Tool, sind zum Beispiel gute Routinen, also nützliche Verhaltensweisen, die wir uns antrainiert haben und ohne groß nachzudenken ausführen können. Welche Routinen sinnvoll sind und wie man sie für sich selbst entwickeln kann, wird auch weiterhin immer wieder Thema dieses Blogs sein.
An dieser Stelle möchte ich jedoch, auf andere – materielle – Tools eingehen, die wir nutzen können, um uns das Organisieren zu erleichtern. Ich werde unter dem Thema: Kleine Helfer für den Alltag die verschiedenen Varianten mehrerer Organisationstools besprechen und deren Vor- und Nachteile herausarbeiten. Welches Sie am Ende nutzen möchten, ist immer eine Typfrage. Aber ein kleiner Vergleich, kann Ihnen bei der Entscheidung helfen.
Kalender
Das ist wohl das bekannteste und am häufigsten genutzte Werkzeug, wenn es darum geht, Termine oder Aufgaben im Blick zu behalten.
Mit wenigen Worten wird das Thema eines Termins oder einer Aufgabe beschrieben und für einen bestimmten Tag und evt. die Uhrzeit erfasst. Je nach zur Verfügung stehendem Platz werden weiterführenden Informationen und die Teilnehmer hinzugefügt.
Es gibt eine große Auswahl an physischen Kalendern in sämtlichen Farben und Größen, die wir jedes Jahr ab November in den Geschäften angeboten und ab Ende Januar quasi hinterhergeworfen bekommen.
Es gibt sie als Bücher oder Büchlein mit Papp- oder Ledereinband, als Ringbücher, Blöcke, zum Abreißen, Umklappen oder als Poster.
Man muss sich also zunächst mal entscheiden, welche Form eines Kalendariums man überhaupt benötigt.
Braucht man viel Platz, für zusätzliche Informationen oder doch nur eine Zeile für einen knappen Text?
Will man eine ganze Woche auf einmal im Blick haben oder doch nur ein bis zwei Tage oder sogar den ganzen Monat?
Sollte das Kalendarium in Spalten oder in Blöcke unterteilt sein?
Die digitale Variante dieses Tools ist hingegen zeitlich und inhaltlich unbegrenzt und immer verfügbar. Eine Basis-Version ist sogar auf den meisten Smartphones, Tablets oder Computern vorinstalliert und kostenlos nutzbar.
Man kann Informationen jeglicher Art und Länge, sowie Ort und Teilnehmer erfassen. Es ist sogar möglich, Termine und Aufgaben mit anderen zu teilen, die über die gleiche Anwendung verfügen bzw. diesen Zugriff zu gewähren. Das ist nicht nur praktisch im Berufsleben sondern auch für die Familie.
Planer
Ein Planer ist so etwas wie ein erweiterter Kalender. Er enthält neben dem klassischen Kalendarium noch zusätzlichen Seiten für die Projektplanung bzw. -organisation, Ausgabenlisten bzw. Budgetplanung, Adress- und Telefonlisten und weitere nützliche Vorlagen.
Es gibt auch Planer, die auf spezielle Lebenssituationen oder bestimmte Berufe zugeschnitten sind z.B.: Schul-, Studien- oder Semesterplaner, Lehrerplaner, Familienplaner, Projektplaner, Erfolgsplaner, Haushaltsplaner, Chef-Planer und sogar Achtsamkeits-, Dankbarkeits- oder Lebensplaner. Wenn man online nach „Planer“ sucht, bekommt man eine schier überwältigende Vielfalt dieser praktischen Helfer angezeigt.
Bevor man sich für einen davon entscheidet, sollte man sich aber auch hier darüber im Klaren sein, was genau man benötigt. Nehmen Sie sich also genug Zeit, die verschiedenen Varianten und die Möglichkeiten die sie bieten anzuschauen, bevor Sie sich für einen entscheiden.
Bullet-Journal
Das Bullet-Journal ist eine Fusion aus Planer und persönlichem Tagebuch. Der größte Unterschied ist, dass es keine vorbedruckten Seiten gibt, sondern dass man sich ein leeres Notizbuch so gestaltet, wie man es braucht.
Es gibt eine richtige Bullet-Journaling-Szene in der sich die Nutzer über ihre neusten Designs, die besten Stifte, Sticker oder Bücher austauschen und ihre selbst gestalteten Journale präsentieren. Man kann sich sogar Bücher kaufen, die Anleitungen und Ideen für die Gestaltung des persönlichen Bullet-Journals enthalten. Auch auf Social Media-Plattformen wie Facebook oder Pinterest gibt es einen regen Austausch der Szene. Aber auch für grafisch nicht so Begabte ist ein Bullet Journal geeignet.
Je nach Typ legt der eine mehr Wert auf die Gestaltung, der andere eher auf den praktischen Nutzen. Man kann ein Bullet-Journal auch ganz nüchtern und funktional halten und sich auf die wesentlichen Dinge beschränken.
Der inhaltliche Aufbau eines Bullet-Journals ist zwar nicht vorgegeben aber es haben sich einige sinnvolle Inhalte allgemeinen Gebrauch etabliert. So gibt es z.B. folgende Seiten:
Monthly – eine Monatsübersicht
Weekly – die Wochenübersicht
Daily – der Tag
Daneben gibt es ToDo-Listen, Reviews (Rückblicke), Habit-Tracker (Seiten auf denen man Fortschritte beim Erlernen von Verhaltensweisen festhält), Budget-Planer und alles was man für sich persönlich als sinnvoll erachtet. Man kann seiner Kreativität freien Lauf lassen.
Was ich nutze
Meine beruflichen Termine und Aufgaben verwalte ich digital. Hierfür nutze ich das Kalender- und das Aufgaben-Add-On von Mozilla Thunderbird (weil ich mit Thunderbird als E-Mail-Programm arbeite).
Der einfache Grund dafür ist, dass ich nun mal für meine Arbeit vor meinem Rechner sitzen muss und auf diese Weise meine E-Mails, Termine und Aufgaben immer im Blick habe.
Außerdem hat das Programm natürlich eine Erinnerungsfunktion, was für mich sehr wichtig ist, da ich viele Termine eintrage, die Monate im Voraus liegen und von denen ich erst wieder etwas sehen will, wenn die Zeit dafür gekommen ist.
Ich organisiere tatsächlich so gut wie alles, was zu tun ist, direkt in meinem Programm. Dann ist es aus meinem Kopf raus und belastet mich nicht und ich kann mich darauf verlassen, dass ich rechtzeitig an die Aufgabe oder den Termin erinnert werde.
Ich kann diese Verfahrensweise für alle empfehlen, die ihre Arbeit sowieso an einem Rechner ausführen.
Für meine privaten Belange nutze ich jedoch gerne die analoge Variante. Zu Hause sitze ich nicht jeden Tag an meinem Laptop und bin generell anders organisiert als im Job.
Im privaten Bereich ist es mir auch wichtig, Aufgaben und Termine festzuhalten. Daneben ist es aber für mich von großem Interesse einen Platz zu haben, wo ich meine Ideen organisieren kann, meine Projekte, Ziele, Finanzen und wo ich meine Gedanken aufschreiben kann.
Außerdem ist mir die Ästhetik wichtig. Ich möchte einfach etwas Schönes haben, woran ich mich immer wieder aufs Neue erfreue.
Somit fiel meine Wahl auf eine Art Bullet Journal, da ein reiner Kalender oder Planer für die Vielzahl meiner Ansprüche nicht ausgereicht hat. Ich habe wirklich viel mit diversen Journalen (und da gibt es wirklich so viele schöne und toll gestaltete) herumprobiert aber keines gefunden, was einhundertprozentig zu mir gepasst hat.
Ich habe mir also selbst eines „gebastelt“. Am praktischsten für diesen Zweck hat sich für mich ein Ringbuch erwiesen bei dem ich immer wieder Seiten hinzufügen kann (Stichwort: Ideen). Ich möchte gerne alle Dinge, die mir wichtig sind, immer bei mir haben, um jederzeit etwas nachschlagen oder hinzufügen zu können.
Mein Ringbuch habe ich zum einem mit einem Kalendarium bestückt aber auch mit leeren Seiten. Das alles gibt es passend zu kaufen. Ich habe mir ein Kalendarium ausgesucht bei dem ich pro Tag eine Seite zur Verfügung habe. Die brauche ich auch wirklich. Ich habe auch eine Jahresübersicht und für jeden Monat einen Monatsübersicht (die Monatsübersichten füge ich dann immer zu Beginn eines neuen Monats hinzu).
Der zweite Teil meines Journals besteht aus Bereichen für meine Projekte, Ideen und Gedanken. Hierfür habe ich mir farbige Trennblätter besorgt, sodass ich alles mit einem Griff finden kann. Für diesen Bereich benutze ich die leeren Blätter.
Außerdem gibt es ganz hinten eine Klarsichthülle, in der ich Sticker und Lochverstärker aufbewahre.
Alles in Allem habe ich mir da ein sehr praktisches und zudem auch wirklich schickes persönliches Journal zusammengestellt. Der Vorteil für mich ist, ich muss die Kalenderseiten nicht selbst zeichnen (dafür bin ich nämlich reichlich untalentiert) und habe trotzdem einen „freien“ Bereich in dem ich mich Austoben kann.
Besser organisiert
Für organisierte Menschen ist ein Tool, mit dem Aufgaben, Termine und Gedanken rund um den Alltag festgehalten werden können, unverzichtbar.
Alles in seinem Kopf behalten zu wollen ist zum einen kaum möglich und verursacht außerdem unnötigen Druck und Stress. Sie können das ändern, indem Sie zukünftig einfach alles aufschreiben. Ob nun digital oder analog, ist eine reine Geschmacks- und Typfrage. Falls Sie bisher noch kein solches Tool nutzen, probieren Sie es doch einfach mal aus. Fangen Sie mit einem Notizbuch an oder mit einer Kalender-App.
Natürlich gehört dazu noch ein bestimmtes Verhalten, dass Sie neu einüben müssen – nämlich Ihr Buch oder den Kalender regelmäßig zu checken. Am besten legen Sie feste Zeiten dafür fest. Integrieren Sie es am besten in Ihre Morgen- und Abendroutine und schon können Sie es nicht mehr vergessen.
