Effektivität braucht Struktur – nicht nur im Home Office

Wer stellt sich nicht ab und zu vor, einfach so in den Tag hineinzuleben, keine Verpflichtungen und Termine zu haben und niemandem Rechenschaft schuldig zu sein?
Diese Vorstellung lässt sich ganz wunderbar ausschmücken und idealisieren, bis sie zu einer Vision für das eigene Leben wird.
Aber wie uns schon so manche literarische Vorlage lehrte, sollte man sehr vorsichtig sein, mit dem, was man sich wünscht – es könnte nämlich real werden.

Morgens aufzuwachen, keinen Grund zu haben, überhaupt das Bett zu verlassen, sich zu waschen und vernünftig anzuziehen, klingt für mich ehrlich gesagt nicht nach dem Beginn eines schönen Tages.
Immer nur danach zu handeln, was einem der Instinkt vorgibt – Essen, Trinken, aufs Klo gehen usw. – hat nichts mit Entspannung, Erholung oder gar Freiheit zu tun. Im Gegenteil – es ist die größte Einschränkung, die wir uns selbst auferlegen können.

Diese Art von Leben oder selbst der Traum von einem solchen Leben, lässt unsere Intelligenz, Kreativität, Vorstellungskraft, praktische und soziale Fähigkeiten, unser Glück, unsere Motivation und Lebensfreude einfach sterben.
So ist es! Probiert es aus in eurem nächsten Urlaub. Ein paar Tage tatenlos und sinnlos vor sich hin leben und schon seit ihr um ein paar IQ-Pünktchen dümmer.

Warum erzähle ich euch das? Weil der Kern des ganzen nicht nur für unser persönliches Wohlbefinden wichtig ist, sondern auch für unser berufliches. Es geht um Struktur. Da wo es an Struktur fehlt, breitet sich Trägheit, Faulheit und Dummheit aus.
Strukturierte neuronale Netzwerke sorgen dafür, dass wir überhaupt funktionieren, dass unser Körper tut, was das Gehirn ihm sagt und dass das Gehirn versteht, was um uns herum passiert.
Das Gehirn speichert, strukturiert und ordnet unsere tagtäglichen Erfahrungen, alles was wir aufnehmen, lesen, hören und lernen. Ohne diese Strukturen, die das Gehirn anlegt, wäre es uns gar nicht möglich, sinnvoll zu. handeln. Das können wir genauso auf unser äußeres Leben übertragen:

Ohne Struktur ist es nicht möglich, sinnvoll zu handeln.

Es ist durchaus möglich, ohne Strukturen zu (über)leben und zu arbeiten, doch dann werden unsere Handlungen und Entscheidungen nur wenig Sinn haben, sie werden von anderen Menschen nicht verstanden werden, uns überhaupt nirgendwo hin führen und schon gar nicht, glücklich machen.

Die meisten Menschen tun eigentlich schon von ganz allein Dinge, um sich selbst und ihren Tag zu strukturieren. Es ist fast schon ein menschliches Bedürfnis. Einfache Grundstrukturen wie „Morgens mache ich dies, Mittags mache ich das und Abends mache ich jenes.“ sind wohl fast überall vorhanden. Doch es fehlt ihnen etwas ganz Entscheidendes – Klarheit!

Strukturen dürfen nämlich nicht einfach nur wie eine nebulöse Trennwand zwischen den einzelnen Tageszeiten im Raum schweben – sie müssen klar umrissen und definiert sein, um uns wirklich einen Nutzen zu bringen.

Was ist eigentlich der Nutzen von Strukturen?

Klare Strukturen führen uns durch das Leben. Sie sind wie ein Seil an dem wir uns im Stockdunklen entlang hangeln.
Sie sorgen dafür, dass wir unseren Weg nicht verlassen und wenn doch, schnell wiederfinden.
Sie geben uns Sicherheit und Selbstvertrauen.
Sie geben unserem Gehirn den Freiraum, sich um andere Dinge kümmern zu können.
Sie befähigen uns dazu, effektiv arbeiten zu können.

Das heißt also:

Ein klar strukturierter Tag (sei es ein Arbeitstag oder ein freier Tag), bietet uns die Möglichkeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, neue Dinge jederzeit aufnehmen zu können und angemessen auf Unvorhergesehenes zu reagieren, weil wir uns keine Gedanken über Banalitäten machen müssen.

Nehmen wir mal an, ihr kommt am Montagmorgen um 8 Uhr zur Arbeit und auf eurem Schreibtisch liegt eine Nachricht, dass ein zweistündiges Meeting für 9 Uhr angesetzt wurde.

Jemand der strukturiert arbeitet, wird sich davon kaum aus der Ruhe bringen lassen, denn der/diejenige kennt die Aufgaben und ToDo’s für den Tag bzw. kann sich anhand gut sortierter Unterlagen schnell einen Überblick verschaffen und ein paar Dinge umdisponieren.
Höchstwahrscheinlich wird der/diejenige sogar noch vor Beginn des Meetings alle wichtigen Mails beantwortet haben.

Ein unstrukturierter Mensch wird sich erstmal aufregen und alle Kollegen fragen, wie er/sie denn nun die Arbeit schaffen soll und wann er/sie dies und jenes erledigen soll. Vielleicht wird dann schnell noch fieberhaft in den Papierstapeln auf dem Tisch herumgekramt in dem verzweifelten Versuch, sich noch einen Überblick über die ToDo’s zu verschaffen. Die E-Mails werden natürlich gar nicht erst angeschaut, dafür ist nun aber wirklich keine Zeit.

Es gibt noch einen Unterschied zwischen Menschen die strukturiert sind und solchen, die es nicht sind. Wenn man einer Struktur folgt, ist es viel leichter, Dinge im voraus zu planen.

Für strukturierte Menschen sind die Abläufe und Abhängigkeiten klar ersichtlich. Sie können sich also einen Arbeitsplan oder eine ToDo-Liste erstellen, die sowohl die Prioritäten von Aufgaben berücksichtigt als auch eventuelle Abhängigkeiten.

So macht es beispielsweise wenig Sinn, sich mit allen Unterlagen und ToDo’s ins Home Office zu begeben, ohne vorher die technischen Voraussetzungen geschaffen und auf Funktionsfähigkeit geprüft zu haben.
Wenn einem erst zu Hause auffällt, dass man gar keinen festen Internetanschluss hat oder die Prepaid-Karte vom Telefon leer ist (…und nicht weiß, ob der Arbeitgeber die bezahlen würde), dann gehört man eindeutig zu den weniger gut strukturierten Menschen.

Das mit der Struktur funktioniert übrigens im Privatleben genauso. Sei es der Haushalt, die Einkäufe und das Essen, die Beziehung zum Partner oder zu Freunden und Bekannten – je mehr Strukturen wir etabliert haben, desto einfacher, effektiver und unbeschwerter gestalten sich diese Dinge.

Woher bekommt man Struktur?

Zum einen bekommen wir schon viele Strukturen vorgegeben – insbesondere dann, wenn wir einer Erwerbstätigkeit nachgehen. In diesem Fall werden gewisse Strukturen von Arbeitgebern, Kunden oder Auftraggebern zum Teil festgelegt.
Um dabei jedoch effektiv zu sein, muss man damit beginnen, sich selbst ebenfalls zu strukturieren.
Man muss sich zum Beispiel selbst Gedanken darüber machen, was man innerhalb seiner Arbeitszeit tun muss, um alle Aufgaben erledigt zu bekommen. Das wird einem der Arbeitgeber in den seltensten Fällen vorgeben.
Wenn man sich seinen Plan zurechtgelegt und aufgeschrieben hat, muss man sich natürlich auch daran halten. Merkt man, dass der Plan zu ambitioniert war, muss er angepasst werden. Struktur bedeutet nicht, Starrheit, es bedeutet Flexibilität – das darf man dabei nicht vergessen.

Am Anfang kann es sehr schwer sein, sich an seinen Plan zu halten und nicht von anderen Dingen ablenken zu lassen. Doch wenn man beharrlich ist und jeden Tag an seinem Plan und der Struktur feilt, wird es definitiv Früchte tragen. Aufgaben werden schneller und besser erledigt, man wird zuverlässiger und ist problemlos in der Lage Termine einzuhalten, die Zufriedenheit steigt, der Stresspegel sinkt.

Sich einfache und wirksame Strukturen zu schaffen, ist nicht schwer. Beginnt damit, euren groben Tagesablauf aufzuschreiben. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

6:00 UhrAufstehen, Morgenroutine
7:00 UhrFahrt zur Arbeit
8:00 UhrArbeitsbeginn
17:00 UhrArbeitsende / Heimfahrt
18:00 Uhrzu Hause
22:00 UhrAbendroutine, Schlafen

Nun müsst ihr diese grobe Struktur noch etwas verfeinern. Wenn ihr eure Arbeit besser Strukturieren wollt, dann nehmt euch die Zeit zwischen 8 und 17 Uhr mal genauer vor. Das könnte so aussehen:

8:00 – 9:00 UhrE-Mails bearbeiten, ToDo-Liste erstellen
9:00 – 9:45 UhrTelefonate erledigen
9:45 – 10:00 UhrKaffeepause
10:00 – 12:00 UhrToDo’s bearbeiten lt. Liste
12:00 – 12:30 UhrMittagspause
12:30 – 13:00 UhrMeeting-Vorbereitung
13:00 – 14:30 UhrMeeting
14:30 – 14:45Kaffeepause
14:45 – 15:15E-Mails bearbeiten
15:15 – 16:15ToDo’s bearbeiten
16:15 – 17:00 Meeting Nachbereitung

Versucht, euch den einen Tag an euren Plan zu halten. Macht euch Notizen, an welchen Stellen der Plan verändert werden muss. Ihr könnt die Aufgaben auch noch weiter unterteilen oder gröber fassen. Ihr müsst zuerst selbst ausprobieren, was für euch am besten funktioniert.

Ich persönlich habe meine Struktur so verinnerlicht, dass ich ihn mir nicht mehr aufschreiben muss. Natürlich notiere ich mir weiterhin die ToDo’s aber den zeitlichen Ablauf habe ich quasi im Blut.

Ich lese grundsätzlich zu Beginn des Arbeitstages ALLE meine eingegangenen E-Mails, da bei mir hierüber die meiste Kommunikation abläuft.
Bei vielen E-Mails handelt es sich zum einfache Anfragen, die ich sofort beantworten kann. Dass, wofür ich mehr Zeit brauche, kommt auf meine ToDo-Liste.
Durch dieses Ritual kann ich zum einen direkt einen großen Teil des Posteingangs abarbeiten (die einfachen Fragen) und habe außerdem einen Fahrplan für den Tag. Dieser Fahrplan – also meine ToDo-Liste wird natürlich auch nach Prioritäten sortiert. Auch das ist etwas, was einem im Laufe der Zeit und mit steigender Erfahrung immer leichter fällt.

Dann beginne ich damit, weitere Anfragen zu beantworten und Rückrufe zu erledigen.

Auf diese Weise habe ich bereits vor meinem ersten Kaffee den Grundstein für einen erfolgreichen Arbeitstag gelegt.

Dass ich zur Zeit im Home Office Arbeite, ändert kaum etwas an der Struktur meines Arbeitstages (außer dem Kaffee mit den Kollegen und zeitlicher Verschiebungen). Ich bin genauso effektiv und zugegebener Maßen auf Grund der mir angenehmeren häuslichen Umgebung sogar noch produktiver und kreativer.
Doch ich bin mir sicher, dass dies ohne meine Struktur ganz schnell anders aussehen würde.

Falls ihr noch immer unstrukturiert vor euch hin arbeitet, kann ich euch nur ans Herz legen, ein wenig mehr Struktur in euren Tag zu bringen. Fangt mit einer groben Planung an und wenn die klappt, dann verfeinert das ganze so lange, wie ihr euch damit wohlfühlt.

Ihr werdet schnell merken, wie effektiv ihr plötzlich arbeiten könnt und dadurch steigt auch automatisch eure Zufriedenheit und das Selbstbewusstsein.
Auch Stress und psychischer Druck durch hohe Arbeitsbelastung werden abnehmen, denn eure Struktur gibt euch die Sicherheit, dass ihr euch stetig auf das Ziel – die Erledigung aller Aufgaben – zubewegt.

Ein Gedanke zu “Effektivität braucht Struktur – nicht nur im Home Office

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