Dinge, die organisierte Menschen anders machen – Teil 2 – Prioritäten setzen

Da ist man nur mal ein paar Tage nicht da und schon scheint die ganze Welt einzustürzen!
Kennen Sie diesen Gedanken, oder einen ähnlichen? Ich kenne das ganz gut z.B. jedes Mal, wenn ich am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub mein E-Mail-Postfach geöffnet und den Briefkasten geleert habe.
Manchen geht es vielleicht so, wenn sie von einer Geschäftsreise nach Hause zurückkehren oder auch wenn man ein paar Tage mit einer Grippe das Bett hüten musste. Doch es gibt auch Menschen, die nicht mal ein paar Tage weg oder nicht verfügbar sein müssen, damit sich Dinge anhäufen, auftürmen, stapeln oder was auch immer.
Bei einigen Menschen ist es immer da, dieses Gefühl, dass gleich die Welt einstürzt oder zumindest die Zimmerdecke oder dass man sich am liebsten im Sand vergraben würde, die Augen zukneifen. Nur nicht hinsehen oder darüber nachdenken.

Wenn wir mit mehreren Aufgaben gleichzeitig konfrontiert werden oder die Flut ein eintreffenden Aufträgen und Aufgaben nicht abreißt, dann fällt es zuweilen schwer, nicht den Überblick zu verlieren und damit auch die Motivation, überhaupt etwas zu tun. Letztendlich beginnen die meisten Menschen, mehr oder weniger schlecht gelaunt, mit dem Abtragen des Aufgabenberges und werden auch irgendwann fertig.

Doch es gibt Unterschiede darin, wie schnell und wie gut man seine Aufgaben erledigt und wie man sich davor, währenddessen und danach fühlt.
Ich gehe mal davon aus, dass Sie, genauso wie ich, bestrebt sind, alles möglichst schnell und korrekt zu erledigen, dabei voll motiviert zu sein und am Ende zufrieden lächelnd mit einem Glas Wein und einem entspannten Abendessen den Tag zu beschließen.
Klingt das nicht verführerisch? Glauben Sie mir, für einen organisierten Menschen ist das gar nicht so schwer, denn er/sie kann….

PRIORITÄTEN SETZEN

Das heißt im Klartext einfach nur – für jede Aufgabe festlegen, wie wichtig sie ist und dann in der entsprechenden Reihenfolge bearbeiten.
Vielleicht kommen jetzt Einwände in Ihnen hoch:
„Aber dann muss ich mir ja erst alles genau anschauen und bewerten, bevor ich es erledige – dauert das nicht insgesamt länger?“ – NEIN!
„Wie weiß ich denn, was am Wichtigsten ist?“ – ERFAHRUNG, TERMINE und GESUNDER MENSCHENVERSTAND.
„Was ist wenn zwischendurch weitere Aufgaben hinzukommen?“ – SOFORT PRIORISIEREN und in die Warteschlange einsortieren.

Ja, ich weiß, die Antworten klingen ein bisschen simpel und für manch einen klingt das, als würden sich alles in einer ewigen Warteschlange befinden, die niemals kleiner wird. Normalerweise sollte das nicht so sein. Im Normalfall hat man seine Aufgaben irgendwann erledigt bzw. ist in einem stetigen lockeren Flow ohne Zeitdruck.
Wenn das nicht der Fall ist, und die Warteschlange an Aufgaben immer länger wird, trotz Priorisierung und stetigem Abarbeiten, dann liegt ein Problem vor – ich nenne es mal OVERLOAD – eine Überlastung, eine Menge an Aufgaben, die einfach zu viel ist für eine Person oder den Zeitraum in dem sie erledigt werden müssen.
In diesem Fall, d.h. wenn auch durch die Anwendung der gleich beschriebenen Maßnahmen keine Besserung der Situation eintritt, heißt es: STOPP sagen und etwas grundlegend ändern. Dieses Thema gehört auch zu denen, die auf CHECK IT demnächst behandelt werden.

Nun zum Priorisieren:
Organisierte Menschen ordnen ihren Aufgaben tatsächlich immer eine Wichtigkeit zu. Dies passiert nicht unbedingt mit einer Prioritätenliste, sondern oft ganz automatisch – im Kopf.
Bestimmt haben Sie das unbewusst auch schon gemacht. Sie sind vielleicht gerade dabei gewesen, das Leergut ins Auto zu packen und sich auf den Weg zum Supermarkt zu machen, als das Telefon klingelte und eine Freundin/ein Freund für einen Plausch anrief. Was haben Sie gemacht? Höchstwahrscheinlich den Anruf abgelehnt, weil gerade keine Zeit war oder kurz beantwortet „Sorry, können wir später telefonieren? Ich bin gerade auf dem Sprung…“
Und da haben wir sie schon – die Priorisierung! Ist doch gar nicht so schwer, oder? JEDER kann das.

Also versuchen Sie es doch mal. Fangen Sie damit an, sich zu überlegen, in welchen Situationen Sie schon automatisch priorisieren.

Sie sind am Telefonieren und Junior will unbedingt den Baufortschritt der Ritterburg zeigen und quäkt dementsprechend laut dazwischen?
Wahrscheinlich schicken Sie ihn weg, mit dem Versprechen, nach dem Telefonat sofort die Baustelle zu besichtigen.

Sie arbeiten gerade an einer Statistik in Excel und müssen sich konzentrieren, um keinen Fehler zu machen, als der Kollege ins Büro kommt und seinen Urlaub mit Ihnen abstimmen will?
Sie bitten ihn, in einer Stunde nochmal wiederzukommen.

Diese zwei völlig alltäglichen Beispiele zeigen, dass wir alle automatisch Priorisieren und das jeder dazu in der Lage ist. Wir müssen uns diese Fähigkeit nur besser zu Nutze machen. Auch hier liegt ein entscheidender Vorteil vor (wie im Falle der Routinen), wenn man mehr als zwei Dinge in ihrer Priorität einschätzen und einordnen kann.

Wenn ich nun also vor 150 ungelesenen E-Mails sitze, dann schaue ich mir diese zunächst völlig wertfrei an, denn nicht jede der Mails beinhaltet eine schwierige oder langwierige Aufgabenstellung. Ich öffne die Mails chronologisch von alt nach neu, checke den Inhalt und entscheide, zu welcher Kategorie ich sie zähle. Hierfür stelle ich mir folgende zwei Fragen:

  1. Wie dringend ist die Aufgabe?
  2. Wie wichtig ist die Aufgabe?

Daraus ergeben sich nun vier verschiedene Kombinationsmöglichkeiten:

  1. Dringend und wichtig
  2. Dringend und weniger wichtig
  3. Wichtig aber nicht dringend
  4. Weniger wichtig und nicht dringend.

Das Prinzip geht übrigens auf Dwight D. Eisenhower zurück, der es praktiziert und weitergegeben hat.

Ich sortiere meinen Posteingang nach diesen 4 Kombinationen. Dafür nutze ich Farben – d.h. ich markiere jede Mail mit einer entsprechenden Farbe. In meinem E-Mail-Programm kann ich das hinterlegen und es ist super praktisch.

Die Farbe Rot habe ich natürlich für die erste Kategorie vergeben und diese Mails werden auch als erste bearbeitet. Dann die der 2. Kategorie usw.
ABER! Wie man vielleicht nachvollziehen kann, ist das Bearbeiten dringender und wichtiger Aufgaben meistens recht fordernd. D.h. es ist hohe Konzentration gefragt und man ist nach einer Weile durchaus müde und wird unkonzentriert.
In diesem Fall mache ich mir meistens eine Kaffee und bearbeite, mein Heißgetränk genießend, ein paar von den weniger wichtigen und nicht dringenden Aufgaben, sofern es sich um Dinge handelt, die ich in maximal fünf Minuten erledigen kann. Das wären zum Beispiel das Beantworten einfacher Rückfragen zu Terminen oder generelle Anfragen, zu denen ich die Antworten direkt parat habe.
Auf diese Weise stellt sich nämlich schnell ein gutes Gefühl ein, denn man kann man kann die Anzahl der noch zu bearbeitenden E-Mails ziemlich schnell reduzieren.

Natürlich ist das nicht in jedem Fall so simpel. Es gibt andere Aufgabenberge, die sich vielleicht nicht so offensichtlich einteilen und abarbeiten lassen – insbesondere wenn Familienmitglieder oder Freunde involviert sind. Aber es lohnt sich auf jeden Fall, es zu versuchen.

Fallen Ihnen Dinge ein, die Sie gerne mal nach Priorität ordnen würden und es bisher noch nicht geschafft haben? Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar dazu, vielleicht finden wir gemeinsam einen Weg.

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