Digitales Aufräumen – hilft gegen das Chaos auf dem virtuellen Schreibtisch

Es genügt oft schon ein flüchtiger Blick auf den Computerbildschirm eines Kollegen und man bekommt direkt Schweißausbrüche, weil man vor lauter Icons und Dateien das Hintergrundbild nur noch erahnen kann.
Auch hier ist es wie in der materiellen Welt. Wie soll man in dem Chaos jemals irgendetwas wiederfinden können und das auch noch in einer angemessenen Zeit?

Ich kenne Menschen, die lassen sich Dateien zig mal per E-Mail zuschicken, weil sie Dinge, die man ihnen einmal gesandt hat, einfach nicht mehr wiederfinden. Im Job ist das nicht nur ärgerlich und zeitraubend, sondern kann auch zu ernsthaften Schwierigkeiten mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden führen.
Privat mögen die Konsequenzen eines chaotischen Dateisystems auf dem Rechner vielleicht nicht ganz so ernst sein aber wie im richtigen Leben wirkt das Chaos auch hier belastend und frustrierend.

Viele Geschäfte werden heutzutage nur noch online abgewickelt. Die Unterlagen für Mobilfunkverträge oder Verträge zu Bankkonten und Kreditkarten erhält man oft nur noch in digitaler Form als PDF. Selbst die Steuererklärung, die man über das ELSTER-Portal gemacht hat bzw. die Steuerbescheide dazu, erhält man als digitale Dateien.
Man druckt die wichtigen Dinge natürlich aus und legt sie in physischer Form ab aber eine digitale Version ist trotzdem durchaus sinnvoll und sollte einen vernünftigen Platz auf unserem Computer erhalten.

Damit wir auch den Überblick über all die wichtigen Dokumente und heiß geliebten Urlaubsfotos behalten, heißt es:

Ordnung schaffen und Ordnung halten

Wie auch schon im Artikel über die Organisation der persönlichen Ablage https://check-it.club/papierberge-ade-eine-organisationstrategie-fuer-die-ablage beschrieben, ist der erste Schritt, sich über die Art der Ablage klar zu werden, die man verwenden möchte.

Im digitalen Bereich gibt es jedoch ein paar andere Möglichkeiten für die Ablage, also das Speichern von Daten:

  • auf dem eigenen Computer (Festplatte)
  • auf externen Speichermedien (Festplatten, Flash-Drive, USB)
  • auf externen Servern (diverse Clouds, Dropbox, OwnCloud, MyDrive usw.)

Die meisten nutzen mittlerweile neben dem Speicherplatz auf dem eigenen Rechner auch die sogenannten Clouds. Diese externen Speichermöglichkeiten (Internet) sind besonders in den Fällen sinnvoll, wo ein Zugriff auf die gespeicherten Daten von mehr als nur einem Ort möglich sein soll.
In vielen Unternehmen haben die Clouds inzwischen die firmeninternen Server ersetzt, auf denen man früher die Daten gespeichert hat, die mehreren Personen und Abteilungen zugänglich sein sollen.

Auch ich nutze für einige meiner Daten die Möglichkeit, diese extern zu speichern und von jedem beliebigen Ort und mit verschiedenen Endgeräten darauf zugreifen und diese bearbeiten zu können.

Man sollte sich jedoch jederzeit der Tatsache bewusst sein, dass so eine Cloud auch nur ein Computer ist (ein ziemlich großer eben), der irgendwo auf der Welt stehen kann und von fremden Menschen betrieben wird. Das heißt, die Speicherung von sensiblen oder sehr persönlichen Daten in der Cloud sollte wirklich gut überlegt sein.

Für einige Medien ist es durchaus sinnvoll, die Cloud zu nutzen. Das können z.B. die harmlosen Urlaubsfotos sein (die immer viel Speicherplatz auf dem Rechner wegnehmen) oder auch Musikdateien.

Zuerst solltet ihr ein Blatt Papier und einen Stift nehmen und einmal ganz altmodisch notieren, welche Arten von Daten und Programmen ihr eigentlich auf eurem Computer nutzt.
Da gibt es zum Beispiel die klassischen Office-Dateien, also Briefe, Tabellen, Präsentationen usw.
Ein besonders großer Teil der Dateien auf privaten Computern besteht oftmals aus Bildern, Videos und Musik – also Mediendateien.
Dann gibt es noch speziellere Dateien, je nachdem, was man mit seinem Computer gerne anstellt, z.B. HTML- oder andere Dateien, die für die Veröffentlichung im Internet vorgesehen sind oder Grafikdateien, wenn ihr zeichnet oder gestaltet.
Es gibt außerdem jede Menge Programme. Für jedes Programm, das wir auf unserem Computer nutzen gibt es eine Programmdatei und Installationsdateien.

Ihr müsst aber nur das aufschreiben, was ihr wirklich benutzt und was für euch wichtig ist. System und Installationsdateien solltet ihr am besten an dem Platz lassen, wo sie auch sind, sonst besteht die Gefahr, dass am Ende euer Rechner nicht mehr funktioniert.

Wenn ihr einen Überblick über alle Daten und Programme habt, die ihr benötigt, dann steht als nächstes die Kategorisierung an.
Überlegt euch, wie ihr die Dinge, die ihr gerade aufgeschrieben habt, einteilen möchtet. Die Kategorien für eure Einteilung hängen davon ab, wie ihr die Dateien nutzt. Hier ein kleines Beispiel:

Ihr verkauft oft gebrauchte Sachen auf diversen Online-Plattformen. Die Kategorie, die ihr braucht, könnte also „Verkäufe“ heißen.
Nun überlegt ihr, welche Dinge ihr für diese Verkäufe benötigt:
1. Bilder – also Bilddateien
2. Beschreibungen – evt. Word-Dateien
3. Auflistungen, Verkaufs- oder Einnahmenübersicht – evt. Excel-Dateien

Zeichnet euch diese Struktur auf euerem Blatt ganz genau auf.

Nun müsst ihr nur noch eure Ordner auf dem Computer genau so anlegen. Erstellt also einen Ordner „Verkäufe“ und drei Unterordner „Bilder“, „Beschreibungen“, „Listen“
Schiebt nun alle Dateien, in die entsprechenden Ordner und schon ist euer Desktop oder das Dateisystem viel übersichtlicher.

TIPP!
Da ihr bei Neusortieren eurer Dateien sowieso alles einmal anschauen müsst, nutzt diese Gelegenheit, um diejenigen Dateien zu löschen, die ihr nicht mehr benötigt oder die doppelt vorhanden sind.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist nun, sich ein System für die Namen der Dateien zu überlegen. Bilder bekommen z.B. direkt bei der Aufnahme irgendeinen Namen zugewiesen. Meist ist der so nichtssagend wie „img053851513“ o.ä.
Gewöhnt euch an, diese Dateinamen direkt beim Speichern auf eurem Rechner zu ändern. Die Namen müssen euch etwas sagen, damit ihr etwas damit anfangen und die Datei auch bei Bedarf wiederfinden könnt. Habt ihr also gerade einen blauen Pulli fotografiert, dann benennt die Dateien auch so „Pullover_blau_vorne“, „Pullover_blau_hinten“ oder eben so, wie es für euch am besten passt.
Auch die Word-Datei mit der Beschreibung sollte den gleichen Namen tragen „Pullover_blau.doc“

So verfahrt ihr mit allen Daten, die ihr nutzt und auf eurem Rechner speichern müsst. Legt einen Ordner pro Kategorie an und unterteilt diesen wiederum in sinnvolle Unterordner. Speichert eure Dateien mit einem „sprechenden“ Namen konsequent in die dafür vorgesehenen Unterordner.

Für Dinge, die ihr jeden Tag braucht, könnt ihr euch die Hauptordner ruhig auf den Desktop legen. Wichtig ist auch hierbei, dass ihr diese Ordner für euch sinnvoll sortiert oder gruppiert, damit ihr sie auf den ersten Blick findet.

Für Programme empfiehlt sich ein ähnliches Vorgehen. Ihr könnt die Verknüpfungen (Buttons, Icons) aller Programme, die ihr regelmäßig nutzt, in einem Ordner auf dem Desktop zusammenfassen (Ordner „Programme“) oder ihr teilt euch ebenfalls Kategorien ein, z.B. Ordner „Grafikprogramme“ oder „Bildbearbeitung“, „Musik- und Videoschnitt“ oder einfach „Office“.

Nun heißt es, die Ordnung zu bewahren. Das gelingt nur durch konsequente Anwendung eures eigenen Systems.
Wenn ihr bemerkt, dass es nicht so gut funktioniert wie gewünscht, dann scheut euch nicht davor, es nochmals anzupassen. Probiert aus, womit ihr am besten klarkommt.

Und nicht verzagen. Auch bei mir finden sich immer wieder nicht einsortierte Dateien, die ich schnell mal irgendwohin gespeichert habe. Nach einer Weile muss man eben auch mal wieder ein bisschen Aufräumen – auch das ist genau wie in der realen Welt. Man muss sich nur angewöhnen, das regelmäßig zu machen.

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