Digitales Aufräumen – hilft gegen das Chaos auf dem virtuellen Schreibtisch

Es genügt oft schon ein flüchtiger Blick auf den Computerbildschirm eines Kollegen und man bekommt direkt Schweißausbrüche, weil man vor lauter Icons und Dateien das Hintergrundbild nur noch erahnen kann.
Auch hier ist es wie in der materiellen Welt: Wie soll man in dem Chaos jemals etwas finden können und das auch noch in einer angemessenen Zeit?

Ich kenne Menschen, die lassen sich Dateien zig mal per E-Mail zuschicken, weil sie Dinge, die man ihnen einmal gesandt hat, einfach nicht mehr wiederfinden. Im Job ist das nicht nur ärgerlich und zeitraubend, sondern kann auch zu ernsthaften Schwierigkeiten mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden führen.
Privat mögen die Konsequenzen eines chaotischen Dateisystems auf dem Rechner vielleicht nicht ganz so ernst sein aber wie im richtigen Leben wirkt sich das Chaos auch hier belastend und frustrierend auf unser Befinden aus.

Viele Geschäfte werden heutzutage nur noch online abgewickelt. Die Unterlagen für Mobilfunkverträge oder Verträge zu Bankkonten und Kreditkarten erhält man oft nur noch in digitaler Form als PDF. Selbst die Steuererklärung, die man über das ELSTER-Portal gemacht hat bzw. die Steuerbescheide dazu, erhält man als digitale Dateien.
Man druckt die wichtigen Dinge natürlich aus und legt sie in physischer Form ab aber eine digitale Version ist trotzdem durchaus sinnvoll und sollte einen vernünftigen Platz auf unserem Computer erhalten.

Damit wir auch den Überblick über all die wichtigen Dokumente und heiß geliebten Urlaubsfotos behalten, heißt es:

Ordnung schaffen und Ordnung halten

Wie auch schon im Artikel über die Organisation der persönlichen Ablage https://check-it.club/papierberge-ade-eine-organisationstrategie-fuer-die-ablage beschrieben, ist der erste Schritt, sich über die Art der Ablage klar zu werden, die man verwenden möchte.

Im digitalen Bereich gibt es jedoch ein paar andere Möglichkeiten für die Ablage, also das Speichern von Daten:

  • auf dem eigenen Computer (Festplatte)
  • auf externen Speichermedien (Festplatten, Flash-Drive, USB)
  • auf externen Servern (diverse Clouds, Dropbox, OwnCloud, MyDrive usw.)

Die meisten nutzen mittlerweile neben dem Speicherplatz auf dem eigenen Rechner auch die sogenannten Clouds. Diese externen Speichermöglichkeiten (Internet) sind besonders in den Fällen sinnvoll, wo ein Zugriff auf die gespeicherten Daten von mehr als nur einem Ort möglich sein soll.
In vielen Unternehmen haben die Clouds inzwischen die firmeninternen Server ersetzt, auf denen man früher die Daten gespeichert hat, die mehreren Personen und Abteilungen zugänglich sein sollen.

Auch ich nutze für einige meiner Daten die Möglichkeit, diese extern zu speichern und von jedem beliebigen Ort und mit verschiedenen Endgeräten darauf zugreifen und diese bearbeiten zu können.

Man sollte sich jedoch jederzeit der Tatsache bewusst sein, dass so eine Cloud auch nur ein Computer ist (ein ziemlich großer eben), der irgendwo auf der Welt stehen kann und von fremden Menschen betrieben wird. Das heißt, die Speicherung von sensiblen oder sehr persönlichen Daten in der Cloud sollte wirklich gut überlegt sein.

Für einige Medien ist es durchaus sinnvoll, die Cloud zu nutzen. Das können z.B. die harmlosen Urlaubsfotos sein (die immer viel Speicherplatz auf dem Rechner wegnehmen) oder auch Musikdateien.

Zuerst sollten sie sich ein Blatt Papier und einen Stift nehmen und einmal ganz altmodisch notieren, welche Arten von Daten und Programmen sie eigentlich auf ihrem Computer nutzen.
Da gibt es zum Beispiel die klassischen Office-Dateien, also Briefe, Tabellen, Präsentationen usw.
Ein besonders großer Teil der Dateien auf privaten Computern besteht oftmals aus Bildern, Videos und Musik – also Mediendateien.
Dann gibt es noch speziellere Dateien, je nachdem, was man mit seinem Computer gerne anstellt, z.B. HTML- oder andere Dateien, die für die Veröffentlichung im Internet vorgesehen sind oder Grafikdateien, wenn sie zeichnen oder gestalten.
Es gibt außerdem jede Menge Programme. Für jedes Programm, das wir auf unserem Computer nutzen gibt es eine Programmdatei und Installationsdateien.

Sie müssen aber nur das aufschreiben, was sie wirklich benutzen und was für sie wichtig ist. System- und Installationsdateien sollten sie am besten an dem Platz belassen, wo sie derzeit sind, sonst besteht die Gefahr, dass am Ende euer Rechner nicht mehr funktioniert.

Wenn sie einen Überblick über alle Daten und Programme haben, die sie benötigen, dann steht als nächstes die Kategorisierung an.
Überlegen sie sich eine sinnvolle Einteilung der Dinge, die sie gerade aufgeschrieben haben. Die Kategorien für die Einteilung hängen davon ab, wie sie die Dateien nutzen. Hier ein kleines Beispiel:

Sie verkaufen oft gebrauchte Sachen auf diversen Online-Plattformen. Die Kategorie, die sie benötigen, könnte also „Verkäufe“ heißen.
Nun überlegen sie, welche Dinge sie für diese Verkäufe benötigen
1. Bilder – also Bilddateien
2. Beschreibungen – evt. Word-Dateien
3. Auflistungen, Verkaufs- oder Einnahmenübersicht – evt. Excel-Dateien

Zeichnen sie diese Struktur auf einem Blatt ganz genau auf.

Nun müssen sie nur noch ihre Ordner auf dem Computer genau so anlegen. Erstellen sie also einen Ordner „Verkäufe“ und drei Unterordner „Bilder“, „Beschreibungen“, „Listen“ oder auch „Auswertungen“
Legen sie nun alle Dateien, in die entsprechenden Ordner und schon ist der Desktop bzw. das Dateisystem viel übersichtlicher.

TIPP!
Da sie beim Neu-Sortieren der Dateien sowieso alles einmal anschauen müssen, nutzen sie diese Gelegenheit, um diejenigen Dateien zu löschen, die nicht mehr benötigt werden oder doppelt vorhanden sind.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist nun, sich ein System für die Namen der Dateien zu überlegen. Bilder bekommen z.B. direkt bei der Aufnahme irgendeinen Namen zugewiesen. Meist ist der so nichtssagend wie „img053851513“ o.ä.
Gewöhnen sie sich an, diese Dateinamen direkt beim Speichern auf dem Rechner zu ändern. Die Namen müssen ihnen etwas sagen, damit sie etwas damit anfangen und die Datei auch bei Bedarf wiederfinden können. Haben sie also gerade einen blauen Pulli fotografiert, dann benennen sie die Dateie auch so „Pullover_blau_vorne“, „Pullover_blau_hinten“ oder eben so, wie es für sie am besten passt.
Auch die Word-Datei mit der Beschreibung sollte den gleichen Namen tragen „Pullover_blau.doc“

So verfahren sie mit allen Daten, die sie nutzen und auf ihrem Rechner speichern. Legen sie einen Ordner pro Kategorie an und unterteilen diesen in sinnvolle Unterordner. Speichern sie die Dateien mit einem „sprechenden“ Namen konsequent in die dafür vorgesehenen Unterordner.

Für Dinge, die sie jeden Tag brauchen, können sie sich die Hauptordner ruhig auf den Desktop legen. Wichtig ist auch hierbei, dass sie diese Ordner sinnvoll sortieren oder gruppieren, damit sie sie auf den ersten Blick finden, wenn nötig.

Für Programme empfiehlt sich ein ähnliches Vorgehen. Sie können die Verknüpfungen (Buttons, Icons) aller Programme, die sie regelmäßig nutzt, in einem Ordner auf dem Desktop zusammenfassen (Ordner „Programme“) oder sie teilen sich ebenfalls Kategorien ein, z.B. Ordner „Grafikprogramme“ oder „Bildbearbeitung“, „Musik- und Videoschnitt“ oder einfach „Office“.

Nun heißt es, die Ordnung zu bewahren. Das gelingt nur durch konsequente Anwendung ihres eigenen Systems.
Wenn sie bemerken, dass es nicht so gut funktioniert wie gewünscht, dann scheuen sie sich nicht davor, es nochmals anzupassen. Probieren sie aus, womit sie am besten zurecht kommen.

Und nicht verzagen. Auch bei mir finden sich immer wieder nicht einsortierte Dateien, die ich schnell mal irgendwohin gespeichert habe. Nach einer Weile muss man eben auch mal wieder ein bisschen Aufräumen – auch das ist genau wie in der realen Welt. Man muss sich nur angewöhnen, das regelmäßig zu machen.

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