DIGITALE ORDNUNG – Ausmisten auf dem Computer

Aufräumexperten haben es schon lange gewusst und sogar ich und möglicherweise auch sie selbst konnten schon die Erfahrung machen, dass das Ausmisten und neu Sortieren eine Art Befreiung ist. Das gilt jedoch nicht nur für Kleiderschrank und Co., sondern auch für unsere digitalen Speicher – also Computer, Smartphone und sonstige Medien.

Da ich selbst immer möglichst effektiv arbeiten möchte, ist es mir besonders wichtig, schnell Zugriff auf alle Daten zu haben, die ich benötige. Beim analogen Arbeiten sorgt man ja schließlich auch dafür, dass die Unterlagen, die man häufig braucht, schnell zur Hand und diejenigen, die man selten benutzt, jederzeit zuverlässig auffindbar sind. 

Wie anfangen?

Wie im nicht digitalen Büro auch, benötigt man für seine elektronischen Unterlagen eine Struktur. Am Arbeitsplatz wird es wahrscheinlich bereits eine Art digitale Struktur geben. Oft ist diese bereits vorgegeben oder man verständigt sich mit den Kollegen und Kolleginnen oder den Vorgesetzten auf eine solche. 

Trotzdem ist es wahrscheinlich auch am Arbeitsplatz möglich, sich noch eigene Ordner bzw. Dateiablageplätze anzulegen. Hierfür – und genauso für den privaten Bereich – gilt es, sich selbst eine sinnvolle Struktur zu überlegen, mit er man problemlos arbeiten kann und die einen nicht überfordert.

Was aber, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und sich auf seinem eigenen Computer kaum noch zurecht findet? In diesem Fall hilft es nur, sich der Sache zu stellen und rigoros auszumisten und neu zu sortieren. Doch bevor sie damit anfangen, Dateien und Ordner zu löschen und zu verschieben, machen sie bitte unbedingt eine Datensicherung. 

Datensicherung

Auf so gut wie jedem PC oder MAC gibt es eine Funktion zur Datensicherung. Nehmen sie sich am besten ein externes Speichergerät (Festplatte, SD-Karte, USB-Stick) und sichern sie ihre Daten dort. 

Sie müssen keine vollständige Systemsicherung machen, sondern nur die Daten auf dem externen Gerät speichern. Theoretisch können sie einfach alle ihre Ordner und Dateien dorthin kopieren (Achtung – bitte nicht verschieben, sondern nur kopieren).

Wenn sie nun in ihrem Ausmist-Vorgang versehentlich doch etwas löschen, was später doch noch benötigt wird, können sie in ihre gesicherten Daten gehen und sich die Dateien oder Ordner einfach zurückholen. 

Analysieren

Während sie ihre Daten kopieren oder die automatische Sicherung läuft, können sie schon damit beginnen, zu analysieren, welche Dateien sie eigentlich auf ihrem Computer haben.

Listen sie alles auf, was sie mit ihrem Rechner tun und welche Daten sie dafür nutzen. Teilen sie dabei alles bereits in Kategorien ein. Welche Kategorien sie wählen sollten, hängt ganz von ihren individuellen Bedürfnissen ab. Hier können keine allgemeingültigen Vorgaben gemacht werden. Als Hilfestellung, hier nur ein paar Beispiele:

  • Fotos
  • Videos
  • Musik
  • Job/Beruf
  • Finanzen
  • Haushalt
  • Vorlagen

Strukturieren

Nachdem sie ihre Kategorien festgelegt haben, ordnen sie diesen sämtliche Arten von Dokumenten und Dateien zu und legen sie dafür Unterkategorien an. Wie sie sich vielleicht denken können, werden die Kategorien später zu Ordnern und die Unterkategorien zu Unterordnern.

Hier wieder ein Beispiel:

 Fotos
Urlaub
Portraits
Feiern 
 Videos
Urlaub
YouTube
Feiern 
 Finanzen
Steuern
Konto
Budgetplanung
Wertpapiere 
 Job/Beruf
Bewerbungsunterlagen
Zertifikate
Schriftverkehr 
 Vorlagen
Briefe
Kündigungen
Formulare
Rechnungen 
 Haushalt
Rezepte
Bestellungen
Rechnungen 
Beispiele für Kategorien und Unterkategorien

Legen sie also nun für alle ihre Kategorien und Unterkategorien die entsprechende Ordnerstruktur an. 

Neu Sortieren

Dieser Schritt ist der aufwändigste. Sie müssen sich nun jede Datei auf ihrem Rechner anschauen und entscheiden, ob sie diese noch benötigen. Wenn nicht, wird sie gelöscht. Wenn die Datei benötigt wird, muss diese in dem für sie passenden Ordner gespeichert werden. 

Bei Fotos reicht es oft, sich die Vorschaubilder anzuschauen. Hier muss nicht jedes einzelne geöffnet werden, um zu sehen, zu welcher Kategorie oder Unterkategorie es gehört.
Die Kategorien „Foto“ und „Video“ sind bei mir auch die einzigen, bei denen es in den Unterordnern noch weitere Unterordner gibt. Es macht Sinn, seine Urlaubsfotos nach den jeweiligen Jahren oder den einzelnen Urlauben zu sortieren. Ebenso ist es bei Videos.

In allen anderen Kategorien verzichte ich auf eine weitere Unterebene an Ordnern. Das macht es viel leichter, etwas wiederzufinden, als wenn man sich erst durch zig Ebenen klicken muss. 

Diszipliniert bleiben

Nachdem sie ihren Rechner auf diese Weise neu strukturiert und sortiert haben, heißt es: Disziplin bewahren! Denn nur, wenn sie sich künftig auch an ihr eigenes System halten und Dateien nicht einfach mal schnell auf dem Desktop speichern, um sie später einzusortieren (was meistens nie passiert), werden sie diese Ordnung auch beibehalten. 

Im Grunde ist das genau das gleiche Prinzip wie beim dauerhaften Ordnung halten in der Wohnung. Jedes Ding braucht seinen Platz und jedes Ding wird nach der Benutzung wieder dorthin zurückgelegt. Wenn etwas neu ist, muss zuerst ein Platz zugewiesen werden. 

Wenn sie also ein Dokument per E-Mail erhalten, zum Beispiel eine Rechnung, überlegen sie zuerst, in welche Kategorie es gehört und speichern es dann ab. Ist es eine völlig neue Art von Dokument oder handelt es sich um die neuesten Urlaubsbilder, dann legen sie eine entsprechende neue Unterkategorie an. Aber wie schon erwähnt, achten sie darauf, dass es (außer bei Fotos und Videos) nicht zu viele Unterkategorien werden. 

Viel einfacher als beim Ordnung halten in der analogen Welt ist es, die benutzten Dateien auf dem Rechner wieder an ihren Platz zurückzulegen. Wenn sie dies an ihrem Speicherort öffnen, bearbeiten und dann erneut speichern, sind sie direkt wieder dort, wo sie hingehören. Super praktisch!

Bitte scheuen sie sich auch nicht davor, ab und zu Dateien zu löschen, die sie nicht benötigen. Nicht jede Bestellung oder Rechnung muss ewig aufgehoben werden. Manche Fotos hat man doppelt und dreifach (weil mehrfach bearbeitet) und auch wenn Vorlagen geändert oder neu gestaltet wurden, können die alten eigentlich weg.

Gutes Beispiel

Ich habe übrigens vor Kurzem genau das umgesetzt, was ich soeben geschrieben habe. Es hat mich tatsächlich einen halben Tag gekostet aber ich bin nun viel entspannter bei der Arbeit an meinen Projekten. 

Da ich für meine zwei Blogs und andere Projekte viele Arten von Daten benötige (Bilder, Videos, Grafiken, Notizen, Schriftstücke, Tabellen), war das eine größere Aufgabe. Zwar hatte ich bislang natürlich auch ein Ablagesystem aber sie kennen das vielleicht…
Wenn man mit etwas neu beginnt, weiß man noch nicht, was so alles auf einen zukommt. Die Menge an Material, das ich unterzubringen hatte, wuchs enorm schnell und genauso schnell hatte ich meine Struktur erweitert. So sah sie am Ende auch aus. 

Ich überlegte mir also, wie ich an die Sache herangehen wollte und arbeitete mir genau das System aus, was ich ihnen gerade vorgestellt habe. Wahrscheinlich werden einige die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, weil sie es so kompliziert finden. Für mich war es genau richtig und ich hoffe, dass es das auch für möglichst viele andere ist. 

Hier noch ein kleiner Beweis für meine Arbeit. Ich habe mir meine Dateien, die Kategorien und Unterkategorien tatsächlich schön aufgeschrieben, bevor ich es am Rechner umgesetzt habe. Na gut, das „schön“ ist eher auf die Struktur bezogen – nicht auf meine Handschrift. Die ist ziemlich grässlich, wenn ich schnell schreibe. 

Finden sie sich auf ihrem Rechner auch nicht mehr optimal zurecht? Vielleicht ist es dann an der Zeit, sich eine gute Struktur aufzubauen, den Rechner auszumisten und neu zu sortieren. 

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